Warum Sie nicht jede meeting-einladung annehmen sollten

Meetings, Meetings, Meetings … oft ist der Kalender gefüllt mit endlosen Meetings. Aber ist das wirklich die produktivste Möglichkeit, Dinge zu besprechen?

Es gibt die unterschiedlichsten Meetings – Gruppen- und Team-Meetings, Einzelbesprechungen oder Telefonkonferenzen. Laut Professorin Nancy Koehn von der Harvard Business School finden allein in den USA jedes Jahr etwa 2 Milliarden nutzlose Meetings statt. Und das kostet die US-Wirtschaft jährlich um die 37 Milliarden Dollar. Man sagt, dass ungefähr zwei Drittel aller Meetings, an denen man teilnimmt, reine Zeitverschwendung sind. Das ist mehr als die Hälfte.

Wie kann man also seine Zeit sinnvoller nutzen?

Ganz einfach, indem man nicht jede Meeting-Einladung akzeptiert, die in der Inbox landet. Ziehen Sie das Ziel des Meetings, die Teilnehmer und den Umfang Ihrer Arbeit und Projekte in Betracht. Ist das Meeting wirklich relevant für Sie? Ist das Meeting relevant für alle eingeladenen Personen? Oder könnten Sie sich genauso gut mit einem Mitarbeiter über das Thema unterhalten?

Ist das alles relevant?

Das Erstellen einer Tagesordnung ist eine gute Möglichkeit, um herauszufinden, ob ein Meeting relevant ist. Wenn Ihnen kein Tagesordnungspunkt einfällt, ist das Meeting nutzlos. Warum eine Besprechung, wenn es nichts zu besprechen gibt?

Der richtige Termin.

Denken Sie auch über den Termin des Meetings nach. Wenn das Meeting über ein Projekt entscheidet, sollten Sie alles vorliegen haben, das Sie mit den Teilnehmern teilen und diskutieren möchten. Wenn Sie wissen, dass nicht alle Informationen fürs Meeting am Dienstag präsent sind, verschieben Sie das Meeting auf einen Zeitpunkt, wenn alles bereit ist.

Wie man ein Meeting absagt.

Sie haben entschieden, dass das Meeting nicht relevant für Sie ist, vielleicht nur jetzt nicht, vielleicht aber auch nie. Wie können Sie das Meeting absagen oder verschieben? Sie können eine E-Mail verschicken. Allerdings erreichen uns jeden Tag so viele E-Mails, dass Ihre E-Mail unten im Inbox-Stapel verloren gehen könnte. Das Meeting einfach in Ihrem Kalender streichen und andere benachrichtigen ist ein bisschen plump. Am besten macht man es per Telefon oder persönlich (wenn es Kollegen sind). Erst anrufen, dann den Termin streichen.

Machen Sie das Beste aus Ihren Meetings.

Ist das nächste Meeting relevant, machen Sie das Beste daraus. Legen Sie Zeitplan und Aufbau fest, so lernen Sie, wie man ein Meeting so produktiv wie möglich gestaltet. Es gibt zahlreiche Apps und Software-Tools, die helfen, Meetings produktiver zu machen. Sie können das Meeting auch im Stehen abhalten, damit es sich niemand zu bequem macht, sondern sich auf die Tagesordnung konzentriert. Sorgen Sie für ausreichend Tageslicht, damit der Energie-Level oben bleibt.  Versuchen Sie, diese Meeting-Kultur in Ihrem Unternehmen zu etablieren, damit „alle Nasen in dieselbe Richtung zeigen“, wie man in den Niederlanden so schön sagt.  Oh, und es geht nichts über ein kleines Management-Bullshit-Bingo, das bricht das Eis, wenn die Stimmung angespannt ist.

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