IN EINEM MEETING IST JEDE EINZELNE MINUTE WICHTIG.

Planen Sie eine ungezwungene Teambesprechung, eine Mind-Mapping-Sitzung mit ein paar Kolleg(inn)en oder eine Präsentation für neue Kunden? Probieren Sie die folgenden Strategien aus – vielleicht werden sie auch für Sie zu Garanten des Erfolgs!

Das Büro ist der zentrale Ort, an dem Arbeitgeber und Arbeitnehmer zusammenkommen und Dinge voranbringen. Bisweilen jedoch kann ein Tapetenwechsel Wunder bewirken: zuallererst eine erhöhte Produktivität, neue Chancen der Zusammenarbeit und Interaktion sowie eine bessere Stimmung. Bei Spaces ist der Business Club eine gute Möglichkeit, einem Prozess eine neue Dynamik zu verleihen – ganz gleich, ob Sie einen ruhigen Ort suchen, wo Sie den wichtigen Bericht gemeinsam mit einem Kollegen fertigstellen können, oder einen großen Tisch benötigen, an dem Sie das Projekt mit dem Team koordinieren können, oder nach einer gemütlichen Ecke Ausschau halten, in der Sie sich zum Ende der Woche mit Ihren Kunden treffen.

Wenn Sie großen Wert auf Privatsphäre legen, ist der Business Club wahrscheinlich nicht ausreichend. Die Konferenz- und Tagungsräume von Spaces bieten eine professionelle und dennoch entspannte Arbeitsumgebung. Die komplett ausgestatteten Räume in unterschiedlichen Größen bieten alle Annehmlichkeiten, und ein spezielles Support-Team vor Ort hilft bei Fragen und kümmert sich um Ihre Gäste. Sobald Sie den Raum gebucht haben, können Sie loslegen. Aber lesen Sie vorher noch schnell die folgenden Tipps, mit denen Ihr Meeting perfekt läuft.

WAS ZÄHLT, IST IHR MEETING:

VORBEREITUNG IST DIE HALBE MIETE

Wer möchte schon zu Beginn des Meetings gestresst sein? Sie nicht. Suchen Sie den Raum schon einige Minuten vor Beginn auf, um noch mal durchzuatmen und Ihre Gedanken zu sortieren. Überlegen Sie sich, wie Sie den Raum am besten einrichten. Ein durchdachter Sitzplan gibt bereits eine Richtung vor. Bei einer offenen Diskussion ist eine kreisrunde Anordnung vorteilhaft, bei Schulungen eine Tischanordnung in U-Form. Tischreihen eignen sich am besten für Präsentationen.

HALTEN SIE ALLE BETEILIGTEN AUF DEM LAUFENDEN

Senden Sie den Teilnehmern vor dem Beginn des Meetings die Tagesordnung. Nur so ist gewährleistet, dass alle beim Thema bleiben und es nicht zu Ablenkungen kommt. Achten Sie auch darauf, dass alle Empfänger der E-Mail wissen, wie sie zum Besprechungsort kommen. Erläutern Sie Autofahrern beispielsweise, wo sie ihr Fahrzeug parken können. Wenn alle Teilnehmer gut auf den Beginn der Veranstaltung vorbereitet werden, startet das Meeting in einer positiven Stimmung.

DER ERSTE EINDRUCK ZÄHLT

Unsere Körpersprache verrät sehr viel über uns. Zeigen Sie sich offen und selbstbewusst, wenn Sie Kunden oder Kollegen beim Meeting begrüßen. Stehen Sie aufrecht, suchen Sie den Augenkontakt, sprechen Sie laut und deutlich und begrüßen Sie die Teilnehmer alle persönlich. Stellen Sie alle Personen im Raum vor, damit diese sich wohlfühlen. Und vergessen Sie nicht: Ein Lächeln kostet nichts, hilft aber enorm weiter.

ERFRISCHUNG IST WICHTIG

Beginnen Sie Ihr Meeting mit frisch von den Baristas am Standort zubereitetem Kaffee, oder bestellen Sie Kannen mit Kaffee (mit und ohne Koffein) und Tee für den Raum. Und vergessen Sie nicht das Wasser. Denn Wasser liefert Energie fürs Gehirn: Nur wer genug Wasser trinkt, bleibt einfallsreich, konzentriert und aufmerksam. Und wer möchte das nicht sein?

TECHNIKEINSATZ

Mit der richtigen Technik können Meetings deutlich an Dynamik gewinnen. Nutzen Sie die vorhandenen Möglichkeiten. Eine ansprechende Präsentation auf großer Leinwand nimmt alle Teilnehmer mit. Und dank des superschnellen und sicheren WLANs können Sie die Präsentation problemlos mit den Teilnehmern (auch den virtuellen) teilen. Achten Sie aber auch darauf, dass die Teilnehmer nicht von privaten Notebooks und Telefonen abgelenkt werden können.

KONZENTRATION GEHT DURCH DEN MAGEN

Ein Teller mit ein paar „Trostplätzchen“ macht ein Meeting nicht zu einem Erfolg. Nutzen Sie das Catering-Angebot und sorgen Sie für gesunde Häppchen und Dips für die Teilnehmer. Versuchen Sie jedoch, Meeting und Essen zu trennen. Legen Sie besser eine genaue Pausenzeit fest, in der die Teilnehmer – möglichst außerhalb des Raums – neue Energie tanken können. Gesundes Essen hält alle Teilnehmer wach und aufmerksam. Eine echte Win-Win-Situation.

DAS RICHTIGE LICHT

Unsere Räume sind hell und geräumig – wie dies für ein erfolgreiches Meeting nötig ist. Nach Angaben des World Green Building Council steigert Tageslicht die Produktivität um 18 %. Planen Sie bei langen Sitzungen Pausen ein, in denen die Teilnehmer den Raum verlassen können. Bedenken Sie dabei, dass die Aufmerksamkeit bereits nach 20 Minuten nachlässt. Nichts löst geistige Blockaden besser als eine Portion Frischluft.

NOTIZEN UND PROTOKOLLE

Auch wenn Ihr Meeting mächtig Eindruck hinterlassen hat, wirkt es nur dann nach, wenn die Ergebnisse dokumentiert werden. Machen Sie sich während des Meetings Notizen auf einem Blatt Papier. (Ein Notebook birgt hingegen die Gefahr, dass Sie sich von E-Mails usw. ablenken lassen.) Leiten Sie die Notizen anschließend an alle Teilnehmer weiter, damit die Dynamik des Meetings nicht verlorengeht und alle wissen, was von ihnen erwartet wird.

Wenn Sie diese Tipps befolgen, verlassen alle Teilnehmer des Meetings – Kunden wie Kollegen gleichermaßen – den Raum mit einem Gefühl von Engagement, Inspiration und Motivation zur Lösung der anstehenden Probleme. Wenn dies der Fall ist, hat das Meeting seine Wirkung erzielt.

Sind Sie auf der Suche nach dem idealen Ort für das nächste Meeting? Spaces hat Räume für jede Gelegenheit. Finden Sie den für Sie idealen Raum gleich hier.