Flexibel, online, kreativ – ein Tag im Flex Office

Nicht nur Google, auch der ADAC, die GSK oder BMW: Viele Unternehmen probieren neue Raumgestaltungskonzepte aus, um ihre Mitarbeiter zu motivieren und moderne, attraktive Arbeitgeber zu sein. So erfreut sich auch das sogenannte Flex Office immer größerer Beliebtheit. Anstelle fester, personalisierter Arbeitsbereiche suchen sich die Mitarbeiter jeden Morgen einen neuen Platz aus, an dem sie arbeiten wollen. Wir zeigen an einem fiktiven Beispiel auf, wie dies ablaufen kann.

Start in den Arbeitstag

Es ist Montagmorgen und Jenny startet gut gelaunt in die Arbeitswoche. Im Büro geht sie zuerst zu ihrem Spind, um Laptop, Notizbuch und Kopfhörer herauszuholen. Dann sucht sie sich ihren heutigen Arbeitsplatz aus. Um es noch ein wenig entspannt angehen zu lassen, wählt sie einen Tisch in einer ruhigen Ecke aus, direkt am Fenster.

Mehr Mitarbeiter kennenlernen

Beim Kaffee checkt Jenny Mails und bereitet sich auf den Tag vor. Da es auf neun Uhr zugeht, kommen immer mehr Kollegen ins Büro, die Plätze füllen sich. Am Tisch neben Jenny sitzt heute eine Controllerin, hinter ihr der Marketing Praktikant. Durch die neue Arbeitsumgebung hat Jenny viele verschiedene Mitarbeiter aller Hierarchiestufen kennengelernt und im Small Talk zwischendurch auch mehr über deren Abteilungen erfahren.

Kommunikation wird über Cloud ermöglicht

Manchmal vermisst Jenny es, nicht immer mit ihren direkten Teamkollegen zusammenzusitzen, wie früher. Andererseits chattet sie mit ihnen tagtäglich und mit dem Headset wird auch schnell via Computer und Cloud telefoniert – da ist es egal, ob die Kollegen im selben Raum sitzen, von zuhause aus arbeiten oder unterwegs sind.

Nebenräume für Besprechungen

Da Jenny um elf Uhr eine Teambesprechung hat, macht sie sich auf den Weg zum Konferenzraum. Ihre Utensilien klemmt sie sich rasch unter den Arm, da sie im Anschluss noch eine Telefonkonferenz hat und die Tische maximal zwei Stunden reserviert bleiben dürfen. Nach dem Meeting führt ihr Weg in eine der Telefonkabinen. In den kleinen geschützten Räumen können vertrauliche Telefonate geführt werden, ohne andere Mitarbeiter zu stören. Ein kleines Tablet neben der Raumtür zeigt die Belegung der Woche an, sodass jeder immer schnell sehen kann, wie lange der Raum reserviert ist.

Für Abwechslung sorgen

Nach dem Mittagessen muss Jenny ein Ideenpapier erarbeiten – um sich voll und ganz darauf konzentrieren zu können, sucht sie sich einen Arbeitsplatz im Ruheraum. Hier stehen Sofas und Liegen, die gerne genutzt werden, um längere Texte zu lesen oder zu verfassen, Präsentationen zu erstellen oder ähnliche Aufgaben zu bewältigen. Jenny macht es sich auf dem Sofa nahe der Tür bequem, zwar nicht ihr Lieblingsplatz, aber nachdem sie sich die Kopfhörer aufgesetzt hat und Musik hört, kann sie sich den gesamten Nachmittag lang auf ihre Aufgabe konzentrieren.

Flexibilität in allen Bereichen

Jenny weiß, dass es am Anfang für viele Kollegen sehr aufregend war aus ihren Gewohnheiten herausgerissen zu werden. Das Fehlen fester Strukturen wurde kritisch gesehen. Nach einer Eingewöhnungsphase kamen aber alle immer besser damit zurecht, besonders für junge Kollegen ist das Flex Office ein wichtiger Aspekt in puncto Arbeitgeberattraktivität. Dass es offiziell gar nicht ausreichend Arbeitsplätze für alle Mitarbeiter gibt, stört auch nicht: Urlaube, Krankheitsausfälle, Außentermine, Home Office – es sind immer einige Kollegen nicht da, sodass der Platz bis jetzt immer für alle gereicht hat. Und so werden natürlich auch einige Kosten eingespart. Sicherlich erfordert das dynamische System mehr Flexibilität, die auch Jenny nicht immer aufbringt. Aber dann arbeitet sie einfach von zuhause aus. Für sie eine gute Lösung.