Das perfekte Meeting

Ob Vorträge, Workshops, Pitches oder Brainstorming-Sessions – Meetings sind ein wichtiger Bestandteil im Büroalltag und eine sinnvolle Möglichkeit, sich über aktuelle Themen auszutauschen, etwas gemeinsam festzulegen oder Leute kennenzulernen. Effizienz ist dabei entscheidend. Die meisten von uns haben sicherlich schon einmal in einem Meeting gesessen und gedacht: „Was soll ich hier eigentlich?“ oder aber die Location, Länge und Produktivität des Ganzen hinterfragt. Deshalb ist es wichtig, bei der Planung und Umsetzung eines Meetings folgende Punkte zu beachten:

Erste Schritte

Bevor ein Meeting aufgesetzt wird, ist die Relevanz zu prüfen. Dabei hilft es, sich folgende Fragen zu beantworten: Ist es zielführend für dieses Thema ein Meeting einzuberufen? Ist das Thema wichtig für mehrere Personen? Um nicht die Zeit von Einzelnen zu verschwenden, sollte genau überlegt werden, wer an dem Meeting teilnehmen muss. Oft lohnt es sich aber, face-to-face gegenüber zu sitzen, denn ein persönliches Treffen kann manchmal Gold wert sein für die zukünftige Arbeitsbeziehung. Je nach Größe der Gruppe und Format des Meetings sollten entsprechend Location, Agenda und Zeitrahmen festgelegt werden.

Ausblick mit Meeting

Wo soll das Meeting stattfinden? Hierbei ist zum einen wichtig zu überlegen, woher die teilnehmenden Personen kommen und welche Wege sie für das Meeting zurücklegen müssen. Ist der stets gebuchte Chef eingeladen? Dann kann man ihm mit einem naheliegenden Konferenzraum entgegenkommen. Zum anderen spielt auch das Design und die Ausstattung des Meetingrooms eine entscheidende Rolle. Ein heller inspirierender Raum, eine außergewöhnliche Aussicht, eine angeschlossene Dachterrasse – außergewöhnliche Locations fernab vom eigenen Schreibtisch bringen Teilnehmer leichter auf neue Ideen. Ein Brainstorming mit Kollegen an der frischen Luft mit Blick über die Dächer der Stadt kann zum Beispiel Wunder bewirken. Auch Kunst im Raum kann für kreative Ansätze sorgen.

Ob gemütliche Sessel, Kreativbords, Platz für Bewegung – hier entscheidet das Thema, was benötigt wird. Arbeiten die Teilnehmer zusammen oder gibt es nur einen Vortragenden – für jeden Anlass, gibt es passende Meetingräume.

Agenda und Spielregeln

Damit die Meeting-Teilnehmer einen besseren Überblick erhalten, ist eine Agenda sinnvoll. Diese kann auch schon vor dem Meeting per Mail an alle Teilnehmer verschickt werden, so dass sich alle gut vorbereiten können. Die Agenda sollte klar und verständlich formuliert werden und vor allem realistisch sein. Es muss festgelegt werden, was das Ziel des Meetings ist, wer wann und wie lange spricht und wann der Zeitraum für Fragen oder Diskussionen ist. Da man in einer hitzigen Debatte oft und gerne die Zeit vergisst, sollte jemand eingeplant werden, der die Zeit überwacht und die Teilnehmer auch regelmäßig darauf hinweist. Hilfreich sind auch „Spielregeln“, auf die man sich vor dem Meeting einigen sollte – wie z. B. der genaue Ablauf aussieht, wann Fragen gestellt werden können, an welcher Stelle besonderer Einsatz der Meeting-Teilnehmer gewünscht ist und so weiter. Das hilft den Teilnehmern, aufmerksam zu bleiben und bietet ihnen Orientierung.

Nach dem Meeting ist vor dem Meeting

Nicht nur die gute Vorbereitung ist wichtig für ein erfolgreiches Meeting, sondern auch die Nachbereitung. Daher gilt: Alle Ergebnisse aus dem Meeting sammeln, beispielsweise als Abschrift oder als Fotodokumentation. Eine Mail an die Teilnehmer schicken mit einem Dankeschön für die Teilnahme, mit den Ergebnissen und dem daraus resultierenden weiteren Vorgehen. Und zum Schluss: To Do’s ableiten und verteilen.

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