LEITFADEN FÜR EFFIZIENTE BESPRECHUNGEN

Stellen Sie sich vor, Sie wären in einer Schaltzentrale. Und mit Schaltzentrale meinen wir nicht bei der NASA, sondern die Terminplanung für den Unternehmensgründer oder die -gründerin. Ihre Rolle als Assistent der Geschäftsleitung ist vielseitig, aber vor allem eine Herausforderung. Sie sind dafür verantwortlich, dass er oder sie so produktiv und effizient wie möglich arbeiten kann. Der konstante Fluss an Besprechungen und Terminen im Tagesplan ist sicher eines der ineffizientesten Dinge an der Arbeit. Aber jeder möchte den Gründer oder die Gründerin natürlich auch mal zu Gesicht bekommen, um sein Anliegen zu besprechen. Was können Sie also tun, um zu gewährleisten, dass Ihr Vorgesetzter oder Ihre Vorgesetzte nicht das Gefühl hat, sich ständig in Besprechungen zu befinden?

1. BESSER PLANEN

Klar, eine bessere Planung klingt naheliegend, aber sie macht wirklich einen großen Unterschied aus. Werfen Sie hin und wieder einen Blick in den Terminkalender. Vermeiden Sie es, Termine auf den Tag zu verteilen, sondern arrangieren Sie sie gemeinsam in Blöcken. So können Sie den Tag besser planen: ein Block für Besprechungen und ein Block für andere Arbeit. Das macht nicht nur die Planung einfacher, sondern erleichtert es auch anderen Personen, die einen Termin mit Ihrem oder Ihrer Vorgesetzten anfragen.

2. NICHT TETRIS SPIELEN

Wahrscheinlich hat jeder schon einmal Tetris gespielt, das Spiel, bei dem Sie unterschiedliche Formen zusammen zu einem geradlinigen Block anordnen müssen. Wenn Ihre Planung zu sehr nach Tetris aussieht, machen Sie etwas falsch. Organisieren Sie die Tagesplanung wie erwähnt in Blöcken und vermeiden Sie Überschneidungen. Ein unorganisierter Zeitplan führt zu Frustration, aber auch zu einem unruhigen Gemütszustand.

3. IN DER MITTE TREFFEN

Ihre Aufgabe ist es, den Zeitplan Ihres oder Ihrer Vorgesetzten zu planen. Wahrscheinlich haben Sie aber auch mit anderen Assistenten der Geschäftsleitung zu tun, für die die Interessen ihrer Vorgesetzten oberste Priorität haben. Achten Sie also darauf, dass Sie sich immer in der Mitte treffen. Zum einen wörtlich an einem Ort, der für alle Beteiligten günstig gelegen ist, aber auch im übertragenen Sinne unter Berücksichtigung aller Aspekte.

4. VORBEREITEN UND INFORMIEREN

Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmenden vorbereitet sind. Auch wenn sie sich nicht vorbereiten müssen, sollten Sie darauf achten, dass Sie ihnen die relevanten Informationen vor der Besprechung mitteilen. Dabei ist es egal, ob Sie dafür eine gemeinsame Agenda erstellen oder den Teilnehmenden die relevanten Dokumente und Präsentationen vorher zukommen lassen. Unternehmen Sie alles Erforderliche, um Punkt 4 umzusetzen.

5. KURZE BESPRECHUNGEN ALS ZIEL SETZEN

Wenn Ihr Vorgesetzter oder Ihre Vorgesetzte kein großer Fan von Besprechungen ist, sollten Sie im Vorhinein allen Teilnehmenden klarmachen, dass eines der Ziele der Besprechung ist, sie so kurz und effizient wie möglich zu halten. Das können Sie erreichen, wenn Sie die Schritte 1 bis 4 befolgen.

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