SIGAMOS REUNIÉNDONOS ASÍ

Imagínate que estás en la sala de control. Y con sala de control no nos referimos a la de la NASA, sino a cargo de la planificación de reuniones del fundador de la compañía. Como asistente ejecutivo haces muchas cosas, todo un desafío. Eres el responsable de garantizar que el fundador pueda trabajar lo más productiva y eficientemente posible. Una de las cosas menos eficaces en el trabajo es el flujo constante de reuniones y citas que saturan la agenda. Y, por supuesto, todos quieren tiempo para hablar con el fundador para abordar ciertos asuntos. Entonces, ¿qué puedes hacer para asegurarte de que tu responsable no sienta que pasa demasiado tiempo en reuniones?

1. PLANIFICA MEJOR

Sí, hacer mejores planificaciones suena muy obvio, pero marca una gran diferencia. De vez en cuando, sé crítico y revisa la agenda. Evita dispersar las citas e intenta mantenerlas en bloques. Esto te ayudará a planear mejor tu jornada: un bloque para reuniones y otro para otros trabajos. No solo hará que crear el horario sea más fácil, también hará que sea más claro para las personas que soliciten una reunión con tu responsable.

2. EVITA HACER UN TETRIS

Es probable que todos hayamos jugado al Tetris, en el que se apilan varias figuras diferentes para formar una línea recta de bloques. Si tu horario comienza a parecerse mucho a este juego, algo estás haciendo mal. Como ya hemos dicho, es mejor que organices tus días en bloques para evitar que se solapen. Un horario desorganizado te frustrará y desorganizará tus pensamientos.

3. ENCUENTRA UN PUNTO EN COMÚN

Eres el encargado de organizar la planificación de tu responsable, pero lo más probable es que tengas que tratar con otros asistentes ejecutivos que también tienen como prioridad a su propio responsable. Por lo tanto, asegúrate siempre de planear la reunión pensando en todos. En sentido literal, piensa en un lugar de encuentro práctico para todas las partes interesadas, pero también en sentido figurado cuando se trata de tener en cuenta todos los intereses.

4. ORGANIZA Y NOTIFICA

Asegúrate de que todos los asistentes estén preparados. Incluso cuando no necesiten prepararse, asegúrate de notificarles la información relevante antes de la reunión. Ya sea con la elaboración de una planificación estándar compartida o compartiendo los documentos y las presentaciones relevantes con antelación, haz todo lo que sea necesario para poder alcanzar el punto número 4.

5. OBJETIVO: REUNIONES BREVES

Si a tu responsable no le gustan las reuniones, deja claro con anterioridad a todos los asistentes que uno de los objetivos de las reuniones es ser lo más conciso y eficaz posible. Esto se puede lograr si sigues los pasos del 1 al 4.

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