HAZ QUE CADA MINUTO DE TU REUNIÓN VALGA LA PENA.

¿Estás pensando hacer una charla de equipo, una sesión de mapa mental con un par de compañeros o una negociación con nuevos clientes? Prueba estas estrategias y puede que te sorprendas de lo bien que te van.

La oficina es un centro para que directores y empleados se reúnan y hagan su trabajo. Sin embargo, a veces un cambio de escenario puede hacer maravillas: para empezar, puede incrementar la productividad, abrir nuevas oportunidades de colaboración e interacción y aumentar la moral. En Spaces, el Club Business es una fantástica forma de introducir un cambio de dinámica: tanto si buscas un lugar tranquilo para terminar ese informe tan importante con un compañero, una gran mesa para coordinar tu proyecto con el equipo, o si simplemente buscas un espacio de cafetería acogedor para reunirte con los clientes al final de la semana.

Si lo que buscas es privacidad, nuestro club de negocios seguramente no te servirá. Las salas de reuniones de Spaces ofrecen un entorno de trabajo informal y a la vez profesional. Están disponibles en varios tamaños, bien equipadas y con todos los servicios, y cuentan con un equipo de apoyo para ayudarte a ti y a tus invitados. Una vez hayas reservado tu sala, no tendrás que hacer nada más. Sin embargo, antes de nada, no te pierdas estos consejos para asegurarte de que tu reunión vaya como la seda.

HAZ QUE TU REUNIÓN VALGA LA PENA:

EMPIEZA CON CALMA

¿A quién le gusta empezar una reunión con estrés? Seguramente que a ti no. Llega un poco antes para tomarte un respiro y organiza tus pensamientos. Piensa en cómo te gustaría adaptar la sala: un plan de asientos inteligente puede marcar la pauta. Una mesa redonda es ideal para los debates abiertos, una disposición de mesas en forma de “U” es perfecta para las sesiones formativas, y el estilo teatral funciona muy bien en presentaciones.

INFORMA A LOS ASISTENTES

Es fundamental que envíes un correo electrónico antes de la reunión para mantener el ritmo de esta y evitar distracciones. Cuando lo envíes, asegúrate de que todo el mundo tiene claro cómo llegar al lugar. Si hay gente que viene en coche, coméntales qué opciones de aparcamiento tienen cerca. Si los asistentes están preparados desde el principio, empezarás con buen pie.

LAS PRIMERAS IMPRESIONES CUENTAN

El lenguaje corporal dice mucho. Tanto si los asistentes de tu reunión son clientes como compañeros, debes mostrar una actitud abierta y segura. Mantén una postura erecta, haz contacto visual, habla de forma clara y saluda a los invitados personalmente, recuerda introducir a todo el mundo en la sala para ayudarles a sentirse cómodos. Y recuerda: una sonrisa no cuesta nada pero lo cambia todo.

HIDRÁTATE

Empieza la reunión con cafés con leche o capuchinos recién hechos de uno de nuestros baristas, o pide café (con o sin cafeína) y té para tu sala. Y no te olvides del agua. Uno de los muchos beneficios del agua es el aumento de la energía cerebral: te ayuda a pensar, a concentrarte y mantenerte alerta. ¿Y quién no los quiere?

USA LA TECNOLOGÍA

Las reuniones pueden ser más dinámicas si usas tecnología, así que utiliza las instalaciones que hay a disposición. Una presentación atractiva en una gran pantalla captará la atención de todo el mundo. Y, gracias a una conexión wifi de alta velocidad, puedes compartirla con tus invitados (incluso con los virtuales). Hablando de tecnología, asegúrate de que los ordenadores y teléfonos personales están fuera del alcance de los invitados para evitar distracciones.

LA IMPORTANCIA DE LOS ALIMENTOS

Un triste plato de galletas ya no sirve en las reuniones. Aprovecha el servicio de cáterin saludable que hay a disposición y ofrece un aperitivo nutritivo. Prueba evitar que la gente coma durante la reunión. En cambio, puedes establecer una periodo de pausa, preferiblemente fuera de la sala de reuniones, para recargar las pilas. Además, comer bien mantendrá a todos despiertos y atentos. Es una situación beneficiosa para todos.

LUZ, POR FAVOR

Nuestras salas son luminosas y aireadas, que es fundamental para una reunión exitosa. Según el World Green Building Council, la exposición a luz natural aumenta la productividad un 18 %. Si estás pensando en dar una larga sesión, abandona la sala durante las pausas (vale la pena destacar que nuestro periodo de atención empieza a desvanecerse al cabo de 20 minutos). No hay nada mejor que un breve respiro de aire fresco para combatir el bloqueo mental.

MANTÉN UN TONO ADECUADO

La reunión puede haber ido muy bien, pero será poco fructuosa si los resultados no se registran. Toma papel y lápiz (no el portátil lleno de correos electrónicos tentadores) para anotar. Comparte los puntos de acción con todos los asistentes para mantener el ritmo y que todo el mundo sepa qué esperar.

Si sigues estos consejos, tanto clientes como compañeros se irán de la sala inspirados, motivados y con un sentimiento de compromiso para enfrentar cualquier situación. Y esto es lo que llamamos una reunión efectiva.

¿Buscas el espacio ideal para organizar tu próxima reunión? Spaces tiene salas para cualquier ocasión. Encuentra tu espacio ideal justo aquí.