Por qué no debería aceptar todas las solicitudes de reunión que recibe

Todo el mundo anda siempre ocupado con reuniones y más reuniones. Pero, ¿sabe realmente cuál es la forma más productiva de reunirse?

Existen muchas formas de hacerlo, desde reuniones de grupo o equipo, reuniones de dos personas o teleconferencias. Sin embargo, de acuerdo con la profesora de la escuela de negocios de Harvard Nancy Koehn, solo en los Estados Unidos, se organizan cerca de 2000 millones de reuniones inservibles. Esto equivale a 37 000 millones de dólares al año de coste para la economía de los Estados Unidos. También se sabe que casi 2/3 de las reuniones a las que va a asistir son simplemente una pérdida de tiempo, es decir más de la mitad.

Entonces, ¿cómo puede maximizar el valor de su tiempo?

Pues no aceptando todas las solicitudes de reunión que lleguen a su bandeja de entrada. Para ello debe descifrar el objetivo de la reunión, las personas que van a asistir a la reunión y el ámbito de su trabajo y sus proyectos. ¿Considera que la reunión es relevante para usted? ¿Es la reunión relevante para todas las personas invitadas? O ¿puede que baste con que hablen con otro compañero de trabajo sobre este tema?

¿Son todos los temas relevantes?

Una forma de averiguar si la reunión a la que va a asistir es realmente relevante, consiste en desglosar los puntos del día. Si no puede pensar en ningún punto a tratar, la reunión no tiene ningún sentido. Si no hay nada que comentar, ¿para qué reunirse?

Los tiempos son clave,

así que tenga también en cuenta las horas en concreto para organizar la reunión. Si la finalidad de la reunión es tomar decisiones con respecto a un proyecto, asegúrese de que cuenta previamente con toda la información necesaria para compartirla y comentarla con las demás personas que asistan a la reunión. Si se da cuenta de que no va a contar con toda la información necesaria para la reunión del martes, por ejemplo, posponga la reunión y reprográmela para el día en el que esté seguro de que contará con toda la información.

Cómo cancelar una reunión.

Acaba de decidir que una reunión no es lo suficientemente relevante para usted, o quizás no de momento o tal vez nunca. ¿Cómo cancelar o reprogramar una reunión? Puede enviar un correo electrónico. Sin embargo, como bien es sabido, recibimos demasiados correos electrónicos al día y puede que estos se extravíen en el fondo de las bandejas de entrada. El simple hecho de cancelar una reunión de la agenda y tener que notificar a los demás resulta algo incómodo. La forma más adecuada de hacerlo es llamando por teléfono o en persona (cuando se trata de un compañero de trabajo), haga una llamada primero y después bórrela de su calendario.

Cómo aprovechar al máximo sus reuniones.

Una vez haya determinado que la reunión a la que va asistir es relevante, aprovéchela al máximo. Establezca las horas para organizar la reunión, de modo que pueda saber con cuánto tiempo cuenta para sacarle todo el partido. Igualmente, existen varias aplicaciones y herramientas de software que pueden ayudarle a tener una reunión realmente productiva. Quizá sea buena idea tener la reunión de pie de modo que nadie se ponga demasiado cómodo y todo el mundo siga la orden del día. Organice sus reuniones durante el día para asegurarse de que los niveles de energía son los más altos.  Intente implementar una cultura de reuniones en su empresa para conseguir que “las narices de todos estén apuntando en la misma dirección” como dicen los holandeses.  Ah, no hay nada como la típica charla de jefe para romper el hielo durante estos tensos momentos.

¿Está buscando un lugar luminoso para organizar sus reuniones? Reserve una sala de reuniones en Spaces, es muy sencillo y como miembro tendrá acceso a una tarifa interna muy interesante.