Miksi sinun ei pitäisi hyväksyä jokaista tapaamispyyntöä

Tapaamisia, tapaamisia, tapaamisia. Ihmisten kalenterit ovat loputtomasti täynnä tapaamisia. Mutta onko se aina tuotteliain tapa käsitellä asioita?

Tapaamisten järjestämiseen on useita tapoja. Voit pitää ryhmä- tai tiimitapaamisen, kahdenkeskisen tapaamisen tai konferenssipuhelun. Harvard Business Schoolin professorin Nancy Koehnin mukaan pelkästään USA:ssa järjestetään noin 2 miljardia turhaa tapaamista joka vuosi. Kustannukset USA:n taloudelle ovat noin 37 miljardia dollaria vuodessa. Lisäksi on todettu, että 2/3 tapaamisista on ajanhukkaa. Siis yli puolet.

Joten miten voit käyttää aikasi paremmin?

Olemalla hyväksymättä jokaista tapaamispyyntöä, joka ilmestyy sähköpostiisi. Ajattele tapaamisen tavoitetta, muita osallistujia sekä työsi ja projektiesi roolia. Onko tapaaminen relevantti sinulle? Onko tapaaminen todellakin relevantti kaikille kutsutuille? Vai riittääkö keskustelu yhden työkaverisi kanssa?

Onko kaikki relevanttia?

Loistava tapa varmistaa, että tapaaminen on relevantti, on tehdä agenda. Jos et keksi agendaan mitään kohtia, tapaaminen on turha. Jos ei ole mitään keskusteltavaa, miksi istua saman pöydän ääreen?

Ajoitus on kaikki kaikessa.

Ajattele myös tapaamisen ajoitusta. Jos tapaamisen tavoite on päättää projektista, varmista, että sinulla on kaikki tarvittava tieto valmiina jaettavaksi ja keskusteltavaksi osallistujien kanssa. Jos tiedät, ettei sinulla ole kaikkea tietoa valmiina tiistain kokoukseen, lykkää kokousta ja sovi uusi ajankohta niin, että sinulla on varmasti kaikki tarvittava koossa.

Miten peruuttaa tapaaminen?

Olet päättänyt, että tapaaminen ei ole sinulle relevantti tällä hetkellä – ehkä ei koskaan. Miten peruutat tapaamisen tai sovit uuden ajan? Voit lähettää sähköpostia. Kuten me kaikki tiedämme, saamme päivän aikana niin paljon sähköposteja, että jotkut niistä saattavat hukkua muiden viestien joukkoon. Pelkkä tapaamisen peruuttaminen kalenteristasi ja muille ilmottaminen on vähän tylyä. Oikea tapa olisi käyttää puhelinta tai kertoa asia henkilökohtaisesti (jos kyseessä on työkaveri). Soita ensin ja poista tapaaminen kalenteristasi vasta sitten.

Ota tapaamisistasi kaikki irti.

Kun olet arvioinut tulevan tapaamisen relevantiksi, ota siitä kaikki irti. Ajasta tapaaminen ja välineet, jotta opit pitämään mahdollisimman tuottavan tapaamisen. On olemassa useita sovelluksia ja ohjelmistotyökaluja, jotka voivat auttaa sinua pitämään todella tuotteliaan tapaamisen. Voit vaikka järjestää sen seisten, niin kukaan ei ainakaan viihdy liian hyvin ja kaikki pysyvät agendassa. Pidä tapaamiset päivänvalossa, niin energiatasosi pysyy korkeana.  Yritä jalkauttaa tällainen tapaamiskulttuuri yrityksessäsi, jotta “kaikkien nenät osoittavat samaan suuntaan”, kuten hollantilaisilla on tapana sanoa.  Ai niin. Muista, että mikään ei murra jäätä paremmin hiljaisina hetkinä kuin liikkeenjohdon jonninjoutava diibadaaba.

Etsitkö kirkasta tilaa seuraavan tapaamisen järjestämiseen? Varaa kokoushuone Spaces-yhteisöstä; se on helppoa ja jäsenenä saat sen erittäin houkuttelevaan sisäiseen hintaan.