Combattez la « réunionite »

Le monde du travail souffre de réunionite aiguë : nous sommes tous surbookés car nous enchaînons réunion sur réunion. Pourtant, est-ce réellement le moyen le plus productif pour discuter d’un sujet ?

Il existe plusieurs types de réunion : réunions de groupe, ou d’équipe, réunions en tête-à-tête ou encore téléconférences. D’après Nancy Koehn, professeur à la Harvard Business School, environ 2 milliards de réunions stériles se tiennent chaque année, et ce rien qu’aux États-Unis. Le coût est considérable pour l’économie américaine : environ 37 milliards de dollar par an. Il semblerait également que deux réunions sur trois soient une véritable perte de temps. C’est plus de la moitié.

Comment peut-on, face à ce phénomène chronophage, épargner son temps si précieux ?

Tout simplement en n’acceptant pas systématiquement toutes les demandes de réunion que l’on reçoit. Prenez en compte l’objectif de la réunion, les autres participants, la part de votre rôle et vos projets. Votre présence est-elle nécessaire ? La présence de toutes les personnes conviées est-elle nécessaire ? Peut-être une simple discussion avec l’un de ces collègues serait suffisante ?

Cette réunion est-elle vraiment nécessaire ?

Rédiger l’ordre du jour est un bon moyen de déterminer si une réunion est indispensable ou non. Si vous n’avez aucun point à inscrire à l’ordre du jour, cela signifie purement et simplement que la réunion n’a pas lieu d’être. En effet, pourquoi se réunir autour d’une table s’il n’y a aucun thème à aborder ?

Savoir choisir le bon moment.

Il est important de réfléchir au moment le plus propice pour tenir une réunion. Si la réunion vise à aboutir à une prise de décision, assurez-vous que vous disposez de tous les éléments pour pouvoir échanger efficacement avec vos collègues. Si vous savez que vous n’aurez pas toutes ces informations à temps pour la réunion de mardi, reportez-la à une date ultérieure, une fois que vous aurez toutes les données en main.

Comment annuler une réunion ?

Vous considérez que votre présence à une réunion n’est pas indispensable, du moins pas à ce moment-là. Comment vous y prendre pour annuler ou reprogrammer une réunion ? Vous pouvez envoyer un e-mail. Cependant, comme chacun sait, nous recevons une telle quantité d’e-mails que votre message risque de se perdre dans les boîtes de réception. Or, se contenter d’annuler la réunion dans son calendrier et envoyer une notification aux autres est un peu cavalier. Le meilleur moyen reste de le faire par téléphone ou en personne (lorsqu’il s’agit d’un collègue). Ne supprimez la réunion de votre calendrier qu’après avoir prévenu par téléphone.

Rendez vos réunions plus productives.

S’il s’agit d’une réunion que vous estimez nécessaire, faites en sorte qu’elle soit productive. Minutez le déroulement de vos réunions de manière à rester concis et efficace. Il existe plusieurs applis et logiciels pour vous aider à optimiser l’efficacité de vos réunions. Peut-être qu’une réunion debout permettra, grâce à un relatif inconfort, de ne pas traîner en longueur et de s’en tenir à l’ordre du jour. Privilégiez le maximum de lumière naturelle pour éviter les baisses d’énergie.  Essayez de faire en sorte que cette conception des réunions soit partagée par tous vos collaborateurs, afin que chacun « pointe son nez dans la même direction » comme disent les Néerlandais.  Enfin, pour détendre l’atmosphère si besoin, rien de mieux qu’un petit jeu afin de briser la glace.

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