NE CHANGEONS RIEN À NOS RÉUNIONS

Imaginez que vous vous trouvez dans la salle de contrôle. Un peu comme la NASA, mais pour la gestion du planning des réunions du fondateur de l’entreprise. Votre rôle d’assistant de direction est très varié, mais surtout très difficile. Vous êtes chargé de garantir qu’il peut travailler de manière aussi efficace et productive que possible. Le flux constant de réunions et de rendez-vous qui remplissent le planning ne compte pas parmi les activités les plus efficaces au travail. Malheureusement, tout le monde veut un face à face avec le fondateur de l’entreprise pour aborder différents sujets. Alors que pouvez-vous faire pour vous assurer que votre responsable n’ait pas le sentiment de passer tout son temps en réunion ?

1. UNE MEILLEURE PLANIFICATION

Logiquement, mieux planifier semble évident, mais cela pourra faire toute la différence. Faites de temps à autre preuve de sens critique et étudiez l’agenda. Essayez d’éviter de disperser les rendez-vous pour les regrouper par blocs. Ainsi, vous pourrez mieux planifier votre journée : un bloc pour les réunions et un bloc pour les autres temps de travail. Cela permettra non seulement de créer plus facilement le planning, mais aussi de donner plus de visibilité aux personnes qui souhaitent rencontrer votre responsable.

2. RIEN À VOIR AVEC TETRIS

Nous avons probablement tous joué à Tetris, ce jeu qui consiste à empiler différentes formes les unes sur les autres, afin d’obtenir une ligne droite de blocs. Si votre planning commence à ressembler à une partie de Tetris, c’est que vous vous y prenez mal. Comme nous venons de le voir, organisez vos journées en différents blocs et évitez que ces derniers se chevauchent. Un planning mal organisé provoque des frustrations, mais aussi un état d’esprit désorganisé.

3. À MI-CHEMIN

Vous êtes chargé d’établir le planning de votre responsable, mais votre tâche consistera certainement à traiter avec d’autres assistants de direction, qui voudront eux aussi placer au premier plan les intérêts de leur responsable. Par conséquent, assurez-vous de toujours les rejoindre à mi-chemin. Au sens propre, c’est-à-dire en trouvant un lieu de rencontre pratique pour toutes les parties concernées, mais également au sens figuré, lorsqu’il s’agit de prendre en considération les différents enjeux.

4. PRÉPARATION ET PARTAGE

Vérifiez que tous les participants sont prêts. Même s’ils n’ont pas besoin de se préparer, assurez-vous de partager les informations pertinentes avant la réunion. Qu’il s’agisse de créer un agenda partagé standard ou de partager en amont les documents et présentations nécessaires, les participants doivent disposer de tout ce qu’il leur faut avant que vous puissiez passer à l’étape 4.

5. DES RÉUNIONS BRÈVES COMME OBJECTIF

Si votre responsable n’aime pas trop les réunions, expliquez en amont aux participants que l’un des objectifs des réunions est d’être aussi concis et efficace que possible. Et cela est possible en suivant les étapes 1 à 4.

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