AFFRONTARE MEGLIO LE RIUNIONI

Immagina di essere nella sala di controllo. Senza esagerare, non quella della NASA, ma quella da cui si gestisce la pianificazione delle riunioni del fondatore della tua azienda. Come executive assistant, hai una grande responsabilità: assicurarti che il tuo capo possa lavorare nel modo più produttivo ed efficiente possibile. Purtroppo, ormai è assodato che è proprio il flusso costante di riunioni e appuntamenti che impedisce di lavorare in maniera produttiva ed efficiente. Non bisogna però biasimare chi ha bisogno di parlare di persona con il fondatore: il confronto è fondamentale in un’azienda. Devi solo trovare un modo per evitare che il tuo capo si senta costantemente intrappolato tra una riunione e l’altra. Segui i nostri consigli per scoprire come fare.

1. PIANIFICA MEGLIO

Spesso ciò che sembra più ovvio, è anche ciò che consente di ottenere i migliori risultati. Vuoi pianificare meglio? Allora apri l’agenda e osservala in maniera critica. Smetti di spalmare gli appuntamenti e cerca invece di riunirli in blocchi. Questo semplice consiglio ti aiuterà a organizzare meglio la giornata: un blocco per le riunioni e un blocco per le altre attività. Oltre a semplificare la creazione del programma, aiuterai anche le persone che chiedono un incontro con il tuo capo ad avere le idee più chiare.

2. NON GIOCARE A TETRIS

Tetris è un famosissimo gioco in cui si cerca di impilare tutte le diverse forme in modo da creare una linea diritta di blocchi. Tutti ci abbiamo giocato almeno una volta. Se tuo programma inizia ad assomigliare troppo a una partita di Tetris, stai chiaramente sbagliando qualcosa. Come già detto, dividi le giornate in blocchi evitando sovrapposizioni. Solo con un programma ordinato è possibile ottenere quell’ordine mentale fondamentale per non cadere nella frustrazione.

3. TROVA UN COMPROMESSO

Con ogni probabilità, ti troverai spesso a trattare con altri executive assistant che, esattamente come te, cercano di creare un programma che metta l’interesse del proprio manager al primo posto. Il consiglio qui è: vieni loro incontro. Come? Letteralmente, individuando un luogo di incontro che sia comodo per tutte le parti coinvolte e, metaforicamente, tenendo in considerazione tutte le diverse parti interessate.

4. PREPARA E CONDIVIDI

Tutti i partecipanti devono essere preparati: è tuo compito farlo. Un altro tuo compito è condividere le informazioni rilevanti prima della riunione, anche quando non è necessario che i partecipanti siano preparati. Puoi farlo creando un’agenda condivisa, oppure condividendo i documenti e le presentazioni prima della riunione. L’importante è farlo.

5. RIDUCI AL MINIMO LA DURATA

Il tuo capo non è un patito delle riunioni? Fai in modo che tutti i partecipanti sappiano in anticipo che le riunioni devono essere il più concise ed efficienti possibili. Segui i passaggi da 1 a 4: ti ringrazierà!

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