Perché non bisognerebbe accettare ogni invito a una riunione

Riunioni, riunioni, riunioni: l’agenda delle persone è piena di riunioni infinite. Ma è davvero questo il modo più produttivo per discutere di qualcosa?

Esistono vari modi di partecipare a una riunione, ad esempio una riunione di gruppo o di team, una riunione con solo un’altra persona o una conference call. Eppure, secondo Nancy Koehn, professoressa della Harvard Business School, ogni anno si tengono circa 2 milioni di riunioni inutili solo negli Stati Uniti. Questo costa all’economia statunitense circa 37 miliardi di dollari all’anno. Inoltre, pare che circa i due terzi delle riunioni a cui partecipi siano in realtà una perdita di tempo. Più della metà.

Come puoi dare allora più valore al tuo tempo?

Non accettando ogni invito a una riunione che compare nella tua inbox. Pensa allo scopo della riunione, a chi parteciperà e all’ambito del tuo lavoro e dei tuoi progetti. La riunione è rilevante per quello che fai? La riunione è davvero rilevante per tutte le persone invitate? O forse ti basterà parlarne dopo con un collega?

Gli argomenti sono tutti rilevanti?

Un ottimo modo per valutare se la riunione che hai in programma sia effettivamente rilevante è stilare un ordine del giorno. Se non ti viene in mente nessuno punto da mettere in agenda, allora la riunione non ha alcun senso. Se non c’è nulla di cui discutere perché mai bisogna riunirsi?

Il tempo è tutto.

Pensa anche ai tempi della riunione. Se lo scopo della riunione è decidere di un progetto, ti conviene prepararti gli argomenti da condividere e discutere con gli altri partecipanti. Se sai che non riuscirai a disporre di tutte le informazioni necessarie per la riunione del martedì, rimanda la riunione e riprogrammala per un giorno in cui sai che avrai tutte le informazioni che ti servono.

Come annullare una riunione.

Hai deciso che la riunione non ti interessa, forse non adesso o forse mai. Come fai ad annullarla o a riprogrammarla? Puoi inviare una e-mail. Tuttavia, come sappiamo, riceviamo tutti così tante e-mail durante la giornata che qualcuna potrebbe finire inosservata in fondo alla inbox. Annullare la riunione dal calendario e informare gli altri è forse un po’ brusco. Il modo corretto sarebbe per telefono o di persona (se si tratta di un collega), prima chiamando e poi cancellando la riunione dal calendario.

Ottieni il massimo dalle tue riunioni.

Se pensi che la riunione in programma ti interessi, devi sfruttarla al meglio. Pianifica la riunione e l’organizzazione, così da avere un’esperienza quanto più produttiva possibile. Esistono anche app e software che ti aiutano a organizzare una riunione davvero produttiva. Magari puoi scegliere di tenerla in piedi, in modo che nessuno si rilassi troppo e che tutti rispettino i punti in agenda. Organizzarla di giorno, così la luce del sole contribuirà a tenere alta l’energia.  Prova ad attuare questa cultura delle riunioni anche nella tua azienda, in modo tale che tutti i “nasi puntino nella stessa direzione”, come dicono gli olandesi.  E per rompere il ghiaccio nei momenti di silenzio, ricorda che non c’è niente di meglio di un bingo delle cazzate.

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