RENDI OGNI MINUTO DELLA TUA RIUNIONE VERAMENTE IMPORTANTE.

Se stai organizzando una riunione del team, una sessione di mappatura mentale con un paio di colleghi o una presentazione con nuovi clienti, vale la pena di provare queste strategie. Potresti ottenere un successo clamoroso!

L’ufficio è quel luogo in cui dipendente e datore di lavoro si incontrano per realizzare un obiettivo. Nessuno mette in dubbio la sua centralità, ma a volte un cambio di posizione può veramente fare miracoli. Qualche esempio? Aumento della produttività, nuove opportunità di collaborazione e interazione e miglioramento del morale. E questo solo per iniziare. Vuoi dare un po’ di slancio alla tua azienda? Prova il Business Club di Spaces, l’ideale quando si cerca un luogo tranquillo in cui completare un report importante con un collega, un tavolo da cui coordinare il progetto con il team o un semplice e accogliente angolo caffè per incontrarsi con i clienti alla fine della settimana.

Se stai cercando un po’ di privacy, il nostro business club non fa esattamente al caso tuo. La sale riunioni di Spaces, tutte completamente e adeguatamente attrezzate, sono caratterizzate da varie dimensioni e si avvalgono della presenza di un team di supporto dedicato. Tutto questo contribuisce a creare un ambiente di lavoro professionale ma rilassato. Prenota la tua sala e mettiti subito all’opera, non prima però di aver dato un’occhiata a questi stratagemmi per trasformare la tua riunione in un successo assicurato

RENDI OGNI MINUTO DELLA TUA RIUNIONE VERAMENTE IMPORTANTE:

LA PREPARAZIONE È FONDAMENTALE

Nessuno vuole iniziare una riunione con una spiacevole sensazione di stress. Arriva con un po’ di anticipo: potrai fare qualche respiro profondo e raccogliere i pensieri. Pensa a come vorresti disporre la stanza. Spesso si sottovaluta l’importanza di una disposizione intelligente dei posti a sedere. Scegli un tavolo rotondo se vuoi che la discussione sia aperta, opta per una disposizione a U se stai per offrire sessioni di formazione o per una sala con tutte le sedie rivolte verso lo schermo se stai per fare una presentazione.

TUTTI INSIEME AI BLOCCHI DI PARTENZA

Siamo certi che tu voglia rispettare le tempistiche ed evitare le distrazioni. Allora, non dimenticare di inviare un ordine del giorno a tutti i partecipanti prima dell’incontro, assicurandoti che tutti sappiano come raggiungere il luogo prescelto. Un’ottima idea potrebbe essere segnalare a chi arriva in auto che c’è un parcheggio a pochi passi. Una cosa è certa: se le persone sono preparate fin dal principio, tutto inizierà nel migliore dei modi.

LA PRIMA IMPRESSIONE CONTA, SEMPRE

Hai mai sentito parlare di linguaggio del corpo? Sì? Allora saprai che è fondamentale. Quando dai il benvenuto a clienti o colleghi, ricordati di assumere un atteggiamento aperto e sicuro. Stai dritto, cerca il contatto visivo, parla con chiarezza e saluta tutti personalmente, presentando i partecipanti in modo da metterli a loro agio. Ricorda di sorridere: non costa niente ma ripaga sempre.

MANTIENI L’IDRATAZIONE

Non c’è modo migliore di iniziare una riunione che sorseggiando dei bei cappuccini appena fatti da uno dei nostri baristi o con un generoso rifornimento di caffè (con o senza caffeina) e tè per la tua sala. E non dimenticare l’acqua. Sapevi che accresce l’energia cerebrale, aiutandoti a pensare, concentrarti e restare vigile? Dunque, acqua per tutti!

VIA LIBERA ALLA TECNOLOGIA

Basta un po’ di tecnologia per rendere più dinamiche le tue riunioni. Quindi, non esitare a usare i servizi a disposizione! Con una presentazione accattivante e uno schermo di grandi dimensioni, l’attenzione di tutti i partecipanti è assicurata. E se vuoi far partecipare anche degli ospiti virtuali, non devi fare altro che connetterti alla rete Wi-Fi sicura e superveloce. Vuoi evitare distrazioni? Assicurati che computer portatili e telefoni personali siano lontani dalla portata dei bambini… ehm, dei partecipanti.

CIBO PER LA MENTE

Invece di un deprimente vassoio di tristissimi biscotti, offri una serie di nutrienti e sani stuzzichini approfittando del servizio di catering a tua disposizione. Cerca di evitare di mangiare durante la riunione. È molto meglio definire un momento di pausa specifico, se possibile fuori dalla sala riunioni, per ricaricare le batterie. Ricorda che mangiare sano aiuterà tutti a restare svegli e vigili. Sappiamo che è quello che vuoi.

LUCE A VOLONTÀ

Cosa serve per avere successo? Una sala luminosa, splendente e ariosa, proprio come le nostre. Anche la scienza ne è convinta: il World Green Building Council sostiene che l’esposizione alla luce naturale aumenta del 18% la produttività. Sicuramente sai che l’attenzione inizia a ridursi dopo 20 minuti, dunque è importante ricordare di uscire dalla sala per fare delle pause, soprattutto se la sessione sarà piuttosto lunga. Non c’è niente di meglio di una boccata di aria fresca per superare un blocco mentale.

PRENDI APPUNTI, QUELLI GIUSTI

Siamo sicuri che non vuoi che tutto il tuo impegno vada in fumo: assicurati sempre di prendere nota dei risultati delle tue riunioni. Per farlo bastano carta e penna. Lascia perdere il tuo amatissimo computer portatile, la tentazione di aprire le e-mail potrebbe essere troppo forte. Fai in modo che tutti i partecipanti sappiano quale sarà la prossima mossa condividendo con loro i punti d’azione. Questo è un altro piccolo trucco per mantenere vivo il loro interesse.

Il tuo obiettivo è che clienti e colleghi lascino la riunione con una sensazione di coinvolgimento, ispirazione e motivazione, giusto? Segui questi consigli e trasforma la tua riunione in un successo.

Stai cercando lo spazio giusto per la tua prossima riunione? Spaces ha quello che ti serve per qualsiasi occasione. Trova il tuo spazio ideale qui.