회의에서 메시지를 분명하게 전달하는 법

세계에서 가장 큰 성공을 거둔 토크쇼 호스트인 오프라 윈프리는 브랜든 버차드의 책 ‘높은 성과를 올리는 습관’에서 자신의 비법 중 하나를 공개했습니다. 누구나 특히 비즈니스 커뮤니케이션에서 분명하게 메시지를 전달할 방법을 찾는 이 시대에 이러한 비법은 거의 찾아보기가 힘듭니다. 여러분은 메시지를 어떻게 전달하시나요? 어떻게 메시지를 시작하시나요? 오프라 윈프리는 어떻게 하는지 살펴봅시다.

유리처럼 투명하게

회의에서 메시지를 분명히 전달하기가 매우 어려울 때가 많습니다. 이는 모든 사람들에게 필요한 일이기도 합니다. 하지만 메시지를 분명하게 전달하기가 왜 그렇게 어려운 걸까요? 회의에 참석한 사람들이 모두 다른 곳에 정신을 팔고 있을 수도 있습니다. 이 회의가 끝나면 서둘러 다른 회의에 참석해야 될 수도 있고, 고객으로부터 짜증 나는 이메일을 받았을 수도 있습니다. 또는 평소에 이야기를 나누기 어려운 동료에게 회의 중에 말을 걸려고 애쓰고 있는 것일 수도 있습니다. 어떤 경우든지 이러한 참석자들은 회의에 집중하지 못하고 있는 것입니다. 결국 누구도 내가 전하려고 하는 정보를 완전히 받아들이지 못하는 상황이 발생합니다. 이로 인해 내 정보의 중요도가 떨어질 뿐 아니라, 누구도 분명히 정보를 전달받지 못한 채 회의가 끝나게 되어 사람들이 회의에 참석하기 위해 들인 시간과 비용이 낭비됩니다.

제대로 시작하기

지난 몇십 년 동안 30,000명이 넘는 사람들을 인터뷰하고, 여러 개의 사업을 운영하면서 셀 수 없이 많은 회의에 참석한 오프라 윈프리에 따르면 모든 회의는 세 가지 간단한 질문으로 시작되어야 한다고 말합니다. 회의 주관자로서 회의를 시작할 때마다 참석자에게 다음과 같이 질문하세요. “이 회의를 하는 의도는 무엇인가요?” “중요한 사안은 무엇인가요?” “중요한 목적은 무엇인가요?” 이렇게 하면 모든 참석자가 회의를 하는 목적과 이 목적을 달성하기 위한 방법을 바로 분명하게 알 수 있습니다. 회의를 시작할 때 이러한 질문을 던져 처음부터 참석자의 이목을 사로잡으세요.

실천에 옮기기

페이시즈의 회의실은 팀원이나 고객이 편안한 분위기에서 집중해서 창의력을 발휘할 수 있도록 설계되었으며, 무엇이 필요하든 스페이시즈의 직원이 준비해 드립니다. 시청각 장비에서 화이트보드, WiFi, 식음료 서비스에 이르기까지 필요한 모든 준비를 해 드립니다. 때로는 일상적인 업무 환경에서 벗어나는 것이 창의력 증진에 큰 도움을 줍니다. 회의 참석자들이 여전히 산만한 모습을 보인다면 오프라 윈프리의 팁을 떠올리고 실천에 옮겨 보세요. 회의를 연 목적이 유리처럼 투명하게 전달될 것입니다.