Kemahiran WFA yang diperlukan oleh setiap pemimpin perniagaan

Kini, anda mungkin sudah terbiasa bekerja dengan pasukan jarak jauh – tetapi bagaimanakah anda memimpin apabila rakan sekerja anda boleh bekerja dari mana-mana sahaja dan kemungkinan mereka berada di pejabat seperti mereka berada di rumah? Ahli psikologi berlesen, Dr Tami Lubitsh-White berkongsi nasihatnya tentang kemahiran yang diperlukan oleh setiap pemimpin sekarang

Apakah perbezaan antara memimpin pasukan berpusat dengan memimpin pasukan yang bekerja dari mana-mana sahaja?

Penting untuk memahami betapa pentingnya ‘rasa kekitaan’ terhadap motivasi dan kesediaan pekerja untuk berusaha lebih kuat. Apabila semua orang sudah terbiasa masuk ke pejabat yang sama pada waktu pagi, terdapat pengalaman mudah yang dikongsikan yang berpunca daripada berada di lokasi yang sama – menaiki lif bersama-sama, membuat kopi di dapur atau bercakap kosong di bilik lembaga sebelum mesyuarat. Sekarang, orang semakin ramai dapat WFA (bekerja dari mana-mana sahaja), banyak pengalaman yang dikongsi seperti ini telah hilang – mewujudkan cabaran untuk pemimpin yang ingin memupuk pasukan yang bersatu.

Pemimpin mempunyai kawalan yang lebih rendah terhadap persekitaran kerja pekerja mereka dan sering berada di bawah kawalan had lebar jalur dan masalah teknikal lain. Kebiasaannya, zon waktu yang berbeza diperlukan untuk menyesuaikan pekerja. Terdapat juga bahaya sistem dua peringkat, iaitu mereka yang bekerja dari pejabat mengetahui maklumat atau kelebihan (biasanya tidak disengajakan) yang tidak tersedia untuk rakan sekerja yang terus bekerja dari rumah.

Menguruskan pasukan WFA perlu untuk mewujudkan budaya tempat kerja baharu di mana membina kepercayaan dan pemahaman yang lebih mendalam tentang gaya komunikasi adalah penting. Di ‘dunia lama’, memahami gaya komunikasi dan berhubung orang lain adalah satu kelebihan – hari ini, di dunia maya, itu menjadi satu keperluan.

Bagaimanakah pemimpin dapat memastikan bahawa pekerja pejabat jarak jauh merasa menjadi sebahagian daripada pasukan?

Kepimpinan hibrid ialah keupayaan untuk membuat semua orang merasa seperti sebahagian daripada pasukan – tidak kira lokasi mereka berada. Rakan sekerja anda mungkin berada di belakang tabir semasa anda berada di pejabat atau sebaliknya – menjadi tugas anda sebagai pemimpin untuk menyesuaikan cara anda berkomunikasi dengan mereka bergantung pada keadaan tertentu.

Untuk membantu anda melakukan ini, adalah berguna untuk memahami ‘jenis penghubung’ berbeza yang anda bekerja bersama. Mengetahui gaya kerja rakan sekerja anda (perkara yang mendorong dan mengecewakan mereka) akan membantu anda berkomunikasi dengan lebih baik.

Contohnya, jika gaya penghubung individu adalah ‘berorientasikan matlamat’, adalah lebih baik untuk mengekalkan interaksi yang pendek dan tepat. Sementara itu, jika gaya penghubung individu adalah ‘berorientasikan orang’, anda harus menghabiskan lebih banyak masa untuk berkomunikasi secara tidak rasmi. Sekiranya gaya penghubung individu adalah berdasarkan memiliki data, anda sebagai pemimpin harus memberikan seberapa banyak maklumat latar belakang sebelum mesyuarat. Dan jika individu itu ialah seorang pereka baru, anda boleh mencadangkan agar mereka memimpin dengan melakukan pemanasan atau menambahkan penutupan kreatif dalam mesyuarat.

Tetapi tidak kira gaya penghubung individu, ia adalah idea yang baik untuk selalu memeriksa pasukan anda dan bertanya kepada mereka tentang perasaan mereka. Anda tidak akan salah dengan soalan: “Bagaimanakah saya boleh membantu kamu?” Dengarkan jawapannya dan cuba ikuti dengan bantuan praktikal.

Bagaimanakah pemimpin dapat mewujudkan kehadiran eksekutif dari jauh?

Pemimpin hari ini perlu berusaha membangunkan ‘graviti maya’ – sesuatu yang dapat dicapai dengan bersikap jujur dan boleh dipercayai. Pemimpin bertanggungjawab untuk mewujudkan persekitaran yang selamat (sama ada secara maya atau di pejabat) yang boleh menjadi mudah terdedah, bercakap mengenai cabaran secara terbuka dan mengakui kesilapan. Kadangkala, ia mungkin perlu dipimpin melalui teladan.

Dalam usaha meningkatkan ‘kehadiran’ anda secara teknologi, pemimpin harus mempertimbangkan perkara berikut untuk panggilan video mereka yang seterusnya: mempunyai pencahayaan yang sesuai, mempunyai ruang tutupan minimum supaya anda akan memenuhi sebahagian besar skrin, mengambil berat hiasan di belakang anda dan bercakap dengan lebih perlahan untuk menyesuaikan jeda masa.

Apakah yang harus diketahui oleh pemimpin tentang mengadakan mesyuarat hibrid yang berkesan?

Matlamatnya adalah untuk membuat semua orang merasa diperlukan, dihargai dan ‘dilihat’, sama ada mereka berada di dalam bilik atau di belakang tabir. Cuba mulakan mesyuarat anda dengan memperkenalkan diri secara individu dan minta peserta menyatakan lokasi mereka berada dan zon waktu mereka berada. Semasa membentangkan, pastikan anda meluangkan masa di penghujung setiap bahagian, supaya orang dapat mengemukakan soalan.

Cara ini juga dapat membantu untuk mempunyai agenda yang jelas, yang akan membolehkan individu yang menyertai secara dalam talian mempunyai masa yang sama untuk menyatakan diri mereka sendiri. Bina beberapa masa tidak rasmi untuk membuat rangkaian atau berbual pada awal atau akhir panggilan.

Bagaimanakah pemimpin boleh menjadi lebih baik dalam komunikasi maya?

Komunikasi selalu menjadi kemahiran kepimpinan yang penting, tetapi sekarang menjadi lebih penting daripada sebelumnya. Ini termasuk menjadi lebih jelas daripada biasa mengenai peranan dan tanggungjawab, menjadikan diri anda lebih bersedia untuk pasukan anda dan meminta maklum balas yang berterusan dan eksplisit.

Jadikan setiap komunikasi penting: jangan abaikan panggilan telefon, atasi godaan untuk melakukan banyak tugas ketika anda berbicara dengan seseorang dan jangan berputus asa terhadap perbualan yang sukar.

Untuk komunikasi yang berkesan di seluruh organisasi, saya juga mengesyorkan untuk menyediakan sistem rakan bagi mesyuarat ‘dialog awam’ besar syarikat yang kerap. Dengan menjadikan rakan sekerja berpasangan dan mendorong mereka untuk berbual, anda dapat memudahkan rasa kekitaan dan ruang yang selamat bagi individu untuk menerima sokongan antara satu sama lain.

Dr Tami Lubitsh-White ialah pengarah bersama Connect: Resolve Conflict, Improve Communication, Strengthen Relationships (Penerbitan Financial Times)