LA OSS FORTSETTE Å MØTES PÅ DENNE MÅTEN

Forestill deg at du er i kontrollrommet. Og med kontrollrommet mener vi ikke hos NASA, men den faktiske håndteringen av møteplanen til selskapets grunnlegger. Din rolle som administrativ assistent er svært mangfoldig, men fremfor alt er den svært utfordrende. Du er ansvarlig for å sørge for at lederen din kan arbeide så produktivt og effektivt som mulig. Én av de mest ineffektive tingene på jobb er den konstante strømmen av møter og avtaler som fyller opp kalenderen. Men alle vil selvfølgelig ha litt tid alene med selskapets grunnlegger for å diskutere forskjellige saker. Så hva kan du gjøre for å sørge for at lederen din ikke føler at han eller hun sitter i møter hele tiden?

1. PLANLEGG BEDRE

Det høres selvfølgelig åpenbart ut å planlegge bedre, men det gjør en enorm forskjell. Se på kalenderen med kritiske øyne. Prøv å unngå å spre avtaler utover – hold dem samlet i en blokk. Dette vil hjelpe deg med å planlegge dagen bedre: én blokk til møter og én blokk til annet arbeid. Det vil ikke bare gjøre det enklere å sette opp tidsplanen, det vil også gjøre den tydeligere for de som ber om et møte med lederen din.

2. IKKE SOM TETRIS

Vi har nok alle spilt Tetris, spillet der du skal stable ulike former for å få en rett linje med blokker. Hvis tidsplanen din begynner å se ut som et spill med Tetris, gjør du noe galt. Som vi har nevnt, bør du organisere dagen i blokker og prøve å unngå overlappinger. En uorganisert tidsplan vil føre til frustrasjoner, men også en uorganisert hjerne.

3. PRØV Å MØTES PÅ MIDTEN

Du er ansvarlig for å sette opp tidsplanen til lederen din, men du vil sannsynligvis ha å gjøre med andre administrative assistenter som også prioriterer deres leders interesser. Så sørg for at dere alltid møtes i midten. Bokstavelig talt ved å finne et møtested som er praktisk for alle involverte parter, men også i overført betydning når det gjelder å ta alle de ulike interessene i betraktning.

4. FORBERED OG DEL

Sørg for at alle deltakere er godt forberedt. Selv når de ikke trenger å være forberedt, bør du sørge for at du deler relevant informasjon med dem før møtet. Dette kan være gjennom å opprette en standard felles agenda, eller ved å dele relevante dokumenter og presentasjoner på forhånd – gjør det som er nødvendig for å sørge for at du kan nå punkt 4.

5. GJØR KORTE MØTER TIL ET MÅL

Hvis lederen din ikke er ivrig etter å ha møter, gjør det klart på forhånd til alle deltakerne at et av målene med møtet er å være så kortfattet og effektiv som mulig. Det er mulig hvis du følger trinn 1–4.

Er du ute etter et sted å holde det neste møtet utenfor kontoret, eller er du et medlem som trenger noe annerledes? Alle Spaces tilbyr inspirerende møterom med alle moderne funksjoner, vakker design og ulike planløsninger. Sjekk ut hva vi har i nærheten.