Hoe u duidelijkheid creëert tijdens uw vergaderingen

De meest succesvolle vrouw in de talkshowbranche, Oprah Winfrey, heeft een van haar geheimen met de wereld gedeeld in het boek ‘High Performance Habits’, van schrijver Brendon Burchard. Tegenwoordig is iedereen op zoek naar duidelijkheid en vooral bij een gesprek dat over zaken gaat, is dat soms ver te zoeken. Hoe zorgt u dat uw boodschap overkomt? Hoe moet u beginnen? Laten we eens kijken hoe Oprah dat doet.

Glashelder

Zorgen voor duidelijkheid in een bijeenkomst is vaak ontzettend lastig maar we moeten er allemaal naar streven. Waarom is het dan vaak zo lastig om het te creëren? Dat komt misschien doordat alle aanwezigen gedurende de bijeenkomst worden afgeleid. Of dat nu komt omdat iemand hierna snel door moet naar een volgende bijeenkomst, of omdat iemand net een frustrerende e-mail heeft ontvangen van een klant of omdat iemand tijdens de bijeenkomst de kans wil grijpen met een onbereikbare collega te praten. Hoe dan ook, mensen zijn afgeleid en niet gefocust op de bijeenkomst. Dit zorgt ervoor dat de informatie die u overbrengt bij niemand echt binnenkomt. Dat heeft niet alleen invloed op het belang van uw informatie, het is ook een verlies van de tijd die en het geld dat iedereen heeft gestoken in het bijwonen van de bijeenkomst en nu wordt men nog niet duidelijk geïnformeerd.

Begin meteen goed

Oprah, die ervaring heeft verworven door het interviewen van meer dan 30.000 mensen, het runnen van meerdere bedrijven en het bijwonen van ontelbaar veel bijeenkomsten in de afgelopen decennia, stelt dat elke bijeenkomst zou moeten beginnen met drie eenvoudige vragen. Vraag als voorzitter van de vergadering bij elke bijeenkomst aan de groep: “Waarom hebben we deze vergadering? Wat is belangrijk? Wat doet ertoe?” Op die manier is het doel van de bijeenkomst en hoe men daar moet komen meteen duidelijk voor alle betrokkenen. Ons advies is om te proberen deze vragen te stellen aan het begin van een bijeenkomst, om zo gelijk meer focus te krijgen.

Haal alles eruit

Onze vergaderruimtes zijn specifiek ontworpen om ervoor te zorgen dat uw teamleden of klanten zich op hun gemak, creatief en gefocust blijven voelen en onze medewerkers zullen er alles aan doen om ervoor te zorgen dat u alles hebt dat u nodig hebt. Van audiovisuele apparatuur, witborden en wifi, tot eten en drinken, wij regelen het voor u. We weten dat zo nu en dan even uit de gebruikelijke dagelijkse omgeving stappen soms net is wat mensen nodig hebben om hun creatieve gedachten op gang te brengen. Denk aan Oprah’s tips als het nog steeds lastig is om de aanwezigen gefocust te krijgen, pas ze allemaal toe en het doel van uw bijeenkomst zal glashelder zijn.