HAAL ALLES UIT JE VERGADERING.

Staat er een teamvergadering, een mindmappingsessie met een paar collega’s of een klantenpitch op de planning? Probeer deze strategieën dan eens voor gegarandeerd succes.

Het kantoor is een centrale plek waar werkgever en werknemer samenkomen en werk verrichten. Soms kan een andere omgeving echter wonderen doen. Denk bijvoorbeeld aan verhoogde productiviteit, verbeterd moreel en nieuwe mogelijkheden voor samenwerking en interactie. De businessclub van Spaces is een goede plek om de dynamiek om te gooien, of je nu op zoek bent naar een rustige omgeving om samen met een collega dat ene belangrijke rapport af te maken, een grote tafel voor projectwerk met een team of een gezellige plek waar je aan het einde van de week met klanten kunt genieten van een kop koffie.

Heb je behoefte aan meer privacy? Dan is onze businessclub misschien niet de beste keuze. Je kunt dan beter terecht in een van de vergaderruimtes van Spaces. Deze bieden een professionele en toch informele werkomgeving en zijn beschikbaar in verschillende groottes. Elk van de ruimtes is goed uitgerust en ingericht en er staat een speciaal ondersteuningsteam klaar om jou en je gasten overal bij te helpen. Nadat je een ruimte hebt gereserveerd, is het tijd om aan de slag te gaan. Lees echter eerst de onderstaande tips om je vergadering op rolletjes te laten lopen.

TIPS VOOR EEN WAARDEVOLLE VERGADERING:

EEN GOED BEGIN IS HET HALVE WERK

Niemand wil gestrest aan een vergadering beginnen, toch? Wees iets eerder aanwezig zodat je even rustig kunt ademhalen en je gedachten op een rijtje kunt zetten. Bedenk ook hoe je de ruimte wilt indelen. Een goede stoelindeling zet de toon. Een ronde tafel is bijvoorbeeld geschikt voor open discussies, een U-vorm werkt goed voor trainingssessies en een theateropstelling is ideaal voor presentaties.

HOUD DE VAART ERIN

Als je niet te veel wilt afdwalen tijdens de vergadering en afleidingen wilt voorkomen, is het handig om deelnemers van tevoren een agenda te sturen. Vermeld hierbij ook gelijk hoe iedereen bij de vergaderlocatie kan komen. Laat bijvoorbeeld weten dat er op loopafstand van de locatie parkeervoorzieningen zijn. Als je mensen goed voorbereidt, begin je de vergadering op een positieve manier.

DE EERSTE INDRUK TELT

Lichaamstaal spreekt boekdelen. Zorg voor een open en zelfverzekerde houding, of je nu met klanten of collega’s vergadert. Sta rechtop, maak oogcontact, praat duidelijk en begroet mensen persoonlijk. Een voorstelrondje is vaak een goede manier om het ijs te breken. En onthoud: een glimlach kost niets maar doet veel.

ZORG VOOR VOLDOENDE DRINKEN

Begin de vergadering met versgemaakte latte’s of cappuccino’s van een van de barista’s op locatie of bestel grote kannen thee en koffie (cafeïnevrij is ook mogelijk). Vergeet ook het water niet. Een van de vele voordelen van water is het effect op het brein: het helpt je beter na te denken, je te concentreren en alert te blijven. Wie wil dat nou niet?

MAAK GEBRUIK VAN TECHNOLOGIE

Maak vergaderingen dynamischer met behulp van technologie. Je kunt bij ons gebruikmaken van verschillende faciliteiten. Als je tijdens de vergadering een mooie presentatie op een groot scherm weergeeft, houd je de aandacht beter vast. En dankzij ultrasnelle, beveiligde wifi kun je de presentatie gemakkelijk met je gasten delen – ook met virtuele deelnemers. Voor zo min mogelijk afleiding is het overigens een goed idee om privélaptops en mobiele telefoons buiten handbereik te leggen.

HET BELANG VAN GOEDE VOEDING

Een schaal met droge koekjes is niet meer van deze tijd. Maak in plaats daarvan gebruik van de cateringmogelijkheden in het pand en bied gasten gezonde, voedzame versnaperingen. Voorkom dat deelnemers indutten tijdens de vergadering. Plan een pauzemoment, liefst buiten de vergaderruimte, om tussendoor even op te laden. Goed eten zorgt er ook voor dat iedereen alert en gefocust blijft. Twee vliegen in één klap dus.

LICHT GEEFT LUCHT

Onze ruimtes zijn licht en luchtig: essentieel voor een succesvolle vergadering. Volgens de World Green Building Council verhoogt blootstelling aan natuurlijk licht de productiviteit met 18%. Als er een lange vergadersessie op de planning staat, is het een goed idee om de ruimte af en toe te verlaten voor een pauze. Nuttig weetje: we hebben een gemiddelde aandachtsspanne van 20 minuten. Daarna neemt de concentratie steeds verder af. Een frisse neus doet in dat geval wonderen.

MAAK AANTEKENINGEN

Is je vergadering goed verlopen? Fijn! Als je de resultaten echter niet vastlegt, heb je daar alsnog maar weinig aan. Houd tijdens het vergaderen pen en papier bij de hand om aantekeningen te maken. Doe dat niet op je laptop, want dan kun je worden afgeleid door binnenkomende e-mails. Deel de actiepunten met alle deelnemers om ook na de vergadering de vaart erin te houden en ervoor te zorgen dat iedereen weet wat er van hem of haar wordt verwacht.

Als je deze tips volgt, voelen je klanten of collega’s zich na de vergadering betrokken, geïnspireerd en gemotiveerd om aan de slag te gaan. Dat is nog eens effectief vergaderen.

Op zoek naar de ideale ruimte voor je volgende vergadering? Spaces heeft ruimtes voor elke gelegenheid. Vind hierde perfecte ruimte.