INTRODUCTIE
We zetten ons in voor de bescherming en beveiliging van uw persoonsgegevens die wij verwerken of controleren. Dit Privacybeleid informeert u over onze privacypraktijken met betrekking tot de interacties die u met ons heeft op internet, via de telefoon en wanneer u een van onze centers met cameratoezicht betreedt.
Lees dit Privacybeleid zorgvuldig door en bezoek deze pagina regelmatig opnieuw om te kijken of er wijzigingen zijn. (We kunnen dit Privacybeleid op elk moment wijzigen door de gewijzigde voorwaarden op deze website te plaatsen. Alle gewijzigde voorwaarden worden automatisch van kracht op de datum die is vermeld in het gepubliceerde Privacybeleid, tenzij anders aangegeven.)
WEBSITES DIE ONDER DIT PRIVACYBELEID VALLEN
Dit Privacybeleid is van toepassing op al onze websites en domeinen, inclusief alle regionale of landspecifieke sites (gezamenlijk de ‘Websites’). De Websites kunnen links bevatten naar websites van derde partijen om u van dienst te zijn en meer informatie te bieden. Als u op deze links klikt, verlaat u de Websites. Wij hebben geen controle over deze websites of over hun privacybeleid, dat kan afwijken van ons eigen privacybeleid. Dit Privacybeleid is niet van toepassing op persoonlijke gegevens die u deelt met niet-gerelateerde derde partijen. Wij volgen of controleren de gegevens die door dergelijke websites worden verzameld of het privacybeleid van eventuele derde partijen niet en wij zijn niet verantwoordelijk voor hun privacybeleid of de inhoud van hun websites.
SOORTEN GEGEVENS DIE WE VERZAMELEN EN GEBRUIKEN
In dit beleid betekent ‘persoonlijke informatie’ of ‘persoonlijke gegevens’ informatie over een identificeerbare persoon die onderworpen is aan bescherming volgens de wet in het rechtsgebied waarin u woont. In sommige rechtsgebieden worden contactgegevens van bedrijven niet opgenomen in ‘persoonlijke informatie’ of ‘persoonlijke gegevens’.
De Websites verzamelen informatie op verschillende manieren en voor verschillende doeleinden als volgt. Als u ervoor kiest zich aan te melden bij een van de Websites om updates van ons te ontvangen, uw account te beheren en/of onze self-service portal te gebruiken, dan wordt u gevraagd om contactgegevens (naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, een unieke loginnaam en wachtwoord) in te vullen. Wij gebruiken deze gegevens op grond van onze rechtmatige zakelijke belangen om onze diensten aan te bieden en/of om contact met u op te nemen over de diensten op onze website waarin u interesse heeft getoond.
De Websites kunnen automatisch technische gegevens verzamelen over uw bezoek (zoals browsertype, internetprovider, soort platform, internet protocol (IP)-adressen, verwijzende pagina’s/pagina’s van waar u de website verlaat, besturingssysteem, datum/tijd van bezoek). We verzamelen deze gegevens voor rapportage over de Websites, om trends te analyseren, problemen met onze server op te lossen en de Websites te beheren, de bewegingen en het gebruik van gebruikers te volgen en algemene demografische gegevens te verzamelen. Zie ‘Cookies en andere digitale markers’ hieronder voor meer informatie.
U kunt optioneel ook demografische gegevens invullen (zoals soort bedrijf, omvang van het bedrijf, locaties, enz.). We gebruiken deze demografische gegevens om te begrijpen wat uw behoeften en interesses zijn en om u een meer gepersonaliseerde ervaring te bieden op onze website. De gegevens worden door de groep gebruikt om uw bestellingen te verwerken, u de mogelijkheid te bieden gebruik te maken van aanbiedingen (afhankelijk van uw marketingvoorkeuren) en zodat we onze diensten aan u kunnen leveren.
Als we telefonisch contact met u hebben, dan bestaat de kans dat u tijdens het gesprek persoonsgegevens aan ons verstrekt. Dergelijke oproepen kunnen opgenomen worden voor trainings- en kwaliteitsdoeleinden. U wordt aan het begin van het telefoongesprek geïnformeerd over de eventuele opname. Hiermee heeft u de mogelijkheid het gesprek te beëindigen als u het niet prettig vindt opgenomen te worden.
Als u een van onze centers met cameratoezicht betreedt, kunnen we beelden van u opnemen op ons videobewakingssysteem.
WAT WE DOEN MET DE INFORMATIE DIE WE VERZAMELEN
U kunt via de Websites producten of diensten bestellen, informatie aanvragen of u aanmelden voor marketing- of ander ondersteunend materiaal. Als u een product of dienst bij ons wilt bestellen, vragen wij u bepaalde gegevens in te vullen die zullen worden gebruikt voor de uitvoering van het contract. U moet uw contactgegevens (zoals naam, e-mailadres en afleveradres) en financiële gegevens (zoals creditcardnummer, factuuradres en vervaldatum) invullen. Financiële gegevens die wij van u verzamelen worden alleen gebruikt om de kosten van de producten en diensten die u heeft besteld bij u in rekening te brengen.
Als we uw creditcardgegevens verzamelen, gebruiken we deze gegevens alleen om betalingen te verwerken en fraude te voorkomen. Creditcardgegevens en andere soortgelijke gevoelige persoonlijke gegevens worden door de groep voor geen enkel ander doel gebruikt zonder uw uitdrukkelijke toestemming. We bewaren uw creditcardgegevens niet na het verwerken van een betaling, tenzij u ons toestemming geeft om uw creditcardgegevens te bewaren voor toekomstige aankopen.
We zijn mogelijk verplicht om informatie te delen met derde partijen als gevolg van de toepasselijke wetgeving. We zijn bijvoorbeeld mogelijk verplicht om informatie vrij te geven als gevolg van een gerechtelijk bevel, dagvaarding of bevelschrift. Daarnaast kunnen we, met inachtneming van de toepasselijke wetgeving, vrijwillig informatie verstrekken om te helpen bij een wetshandhavingsonderzoek of als de openbaarmaking noodzakelijk is om onze systemen, ons bedrijf of de rechten van anderen te beschermen
We kunnen uw contactgegevens ook gebruiken om u informatie te sturen over andere producten en diensten van de groep, zoals vergaderruimtes, virtuele kantoren, vervangende werkplekken, kantoren, ruimtes voor co-working en lidmaatschappen, op voorwaarde dat wij uw toestemming hebben verkregen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving. Als u deze aanbiedingen niet continu wilt ontvangen, dan kunt u ons dit laten weten zodat we uw voorkeuren kunnen aanpassen (zie het onderdeel ‘Keuzes en Afmelden’ hieronder).
ELEKTRONISCHE COMMUNICATIE
Zodra u zich heeft aangemeld, sturen wij u een welkomst-e-mail waarin uw loginnaam en wachtwoord worden bevestigd. Wij reageren bovendien op al uw vragen, leveren de diensten die u vraagt en beheren uw account. Wij communiceren met u via e-mail of telefoon en wij zullen er alles aan doen om rekening te houden met uw voorkeur.
Afhankelijk van de marketingvoorkeuren die u aan ons doorgeeft, zullen wij u ook informatie toesturen over nieuwe producten en diensten, speciale kortingen, aanbiedingen en algemene informatie. Indien u deze informatie niet wilt ontvangen, dan kunt u zich afmelden voor toekomstige mailings (zie het onderdeel ‘Keuzes en Afmelden’ hieronder).
Als u zich wilt aanmelden voor onze nieuwsbrieven, dan gebruiken we uw naam en e-mailadres om u de nieuwsbrief toe te sturen. U kunt zich voor onze nieuwsbrieven aanmelden op onze registratiepagina. U kunt zich op elk moment aanmelden (zie het onderdeel ‘Keuzes en Afmelden’ hieronder). Indien nodig sturen we u mededelingen die betrekking hebben op de dienstverlening. Dit zijn geen aanbiedingen. Als u deze mededelingen niet wilt ontvangen, dan kunt u uw account voor de Website deactiveren.
Wij geven uw e-mailadres nooit door aan onze zakelijke partners. We kunnen echter aanbiedingen namens onze zakelijke partners naar u toesturen. Zie ‘Soorten gegevens die we verzamelen en gebruiken’ hierboven voor meer informatie. U kunt zich afmelden voor onze e-mailaanbiedingen. Hieronder staat beschreven hoe u dit doet.
UITWISSELING VAN INFORMATIE EN GRENSOVERSCHRIJDENDE OVERDRACHT
We werken samen met externe serviceproviders en leveranciers om de volledige producten, services en klantoplossingen te leveren die hierboven zijn beschreven. We moeten mogelijk je persoonlijke gegevens delen met dergelijke externe partijen om ervoor te zorgen dat de aangevraagde producten, services en klantoplossingen voor jou kunnen worden gerealiseerd. Ook moeten we mogelijk je persoonlijke gegevens met andere leden van onze Groep delen voor gegevensconsolidatie, opslag, vereenvoudigd beheer van klantgegevens, rapportage, het leveren van volledige producten, services en klantoplossingen en andere doeleinden voor intern gebruik (die een overdracht buiten de EER en Canada naar de Verenigde Staten en andere landen kunnen omvatten).
We zullen uw persoonlijke gegevens alleen op deze manieren delen in overeenstemming met de wetgeving inzake gegevensbescherming.
COOKIES EN ANDERE DIGITALE MARKERS
We verzamelen automatisch gegevens door het gebruik van cookies en andere digitale markers. Cookies en digitale markers zijn kleine computerbestanden die kunnen worden opgeslagen op de harde schijf van uw computer of ingebed in onze webpagina’s en ons in staat stellen om u te identificeren en uw bezoek op de Website te volgen. Als u bijvoorbeeld een kantoorruimte boekt, gebruiken we cookies tijdens het afrekenen om uw bestelling bij te houden terwijl u elke stap van het boekingsproces doorloopt. We kunnen de diensten van derde partijen gebruiken om persoonlijke gegevens te verzamelen en te verwerken door namens ons cookies en andere digitale markers te gebruiken. U kunt cookies op uw computer uitschakelen door de instellingen in het menu voor voorkeuren of opties in uw browser te wijzigen. Als u cookies uitschakelt, is het mogelijk dat bepaalde onderdelen van de Website niet toegankelijk zijn.
PRIVACY VAN KINDEREN
Wij vinden het beschermen van de privacy van kinderen heel belangrijk en wij roepen ouders en voogden op een actieve rol te spelen in de online activiteiten en interesses van hun kinderen. Wij verzamelen niet bewust gegevens van kinderen jonger dan 13 jaar en onze websites zijn niet gericht op kinderen jonger dan 13 jaar.
UW MOGELIJKHEDEN OM U AF TE MELDEN
We bieden u de keuze om verschillende soorten informatie te ontvangen die aansluit op onze producten en diensten. U kunt u aanmelden om informatie over bepaalde producten en diensten en marketinginformatie van de hele groep te ontvangen. Dergelijke informatie kan bestaan uit informatie over nieuwe producten, speciale aanbiedingen of een uitnodiging om deel te nemen aan een marktonderzoek. Als u niet langer onze nieuwsbrief en/of aanbiedingen wilt ontvangen, dan kunt u zich hiervoor afmelden door de instructies te volgen die in elke nieuwsbrief of e-mail staan of door contact met ons op te nemen via crm.suppressions@spacesworks.com
TOEGANG TOT EN NAUWKEURIGHEID VAN UW GEGEVENS EN UW ANDERE RECHTEN
In sommige rechtsgebieden, met name in het Verenigd Koninkrijk en de EER, hebt u onder bepaalde omstandigheden de volgende rechten: recht op inzage; recht op rectificatie en aanvulling; recht op vergetelheid; recht op beperking van de verwerking; recht op dataportabiliteit; en het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking. Deze rechten kunnen beperkt zijn, bijvoorbeeld als het voldoen aan uw verzoek persoonlijke gegevens over een andere persoon zou onthullen of inbreuk zou maken op de privacyrechten van anderen, of als u ons vraagt om gegevens te verwijderen waarvan wij wettelijk verplicht zijn om te bewaren of verzamelen wegens dwingende rechtmatige belangen. Neem contact op met gdpr@spacesworks.com om een van deze rechten uit te oefenen. Als u nog onopgeloste vragen heeft, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende gegevensbeschermingsautoriteit waar u woont, werkt of waarvan u denkt dat er sprake is van een schending.
BEVEILIGING VAN UW GEGEVENS
We kunnen de veiligheid van onze servers niet garanderen of waarborgen. Ook kunnen wij niet garanderen dat gegevens die u invult op de Website niet wordt onderschept terwijl ze worden verstuurd via internet. Wij volgen de algemeen geaccepteerde technische standaarden voor het beschermen van persoonlijke gegevens die naar ons worden verstuurd, zowel tijdens verzending als nadat we de gegevens hebben ontvangen. Als u gevoelige gegevens (zoals creditcardgegevens) invult op ons registratie- of bestelformulier, dan versleutelen we deze gegevens met behulp van secured socket layer-technologie. Wanneer we persoonlijke gegevens verwerken voor marketingdoeleinden of met uw toestemming, verwerken we de gegevens totdat u ons vraagt om te stoppen en voor een korte periode erna (zodat we uw verzoeken kunnen implementeren). We bewaren ook gegevens over of u ons heeft gevraagd om u geen direct marketing te sturen of om uw gegevens voor onbepaalde tijd te verwerken, zodat we uw verzoek in de toekomst kunnen respecteren. Wanneer wij persoonlijke gegevens verwerken in verband met het uitvoeren van een contract of het verlenen van een service, of voor een wedstrijd, bewaren wij de gegevens 6 jaar (behalve financiële gegevens die we 10 jaar bewaren) na uw laatste interactie met ons. We bewaren de opnames van telefoongesprekken en de bewakingscamerabeelden gedurende een relatief korte periode, zoals bepaald in overeenstemming met onze interne nalevingsprocedures die van tijd tot tijd worden geïmplementeerd.
ZAKELIJKE TRANSITIES
In het geval we een zakelijke transitie ondergaan, zoals een fusie, overname door een ander bedrijf of verkoop van alle of een deel van onze bezittingen, dan zullen uw unieke persoonlijke gegevens waarschijnlijk deel uitmaken van de bezittingen die worden overgedragen.
ALGEMENE VOORWAARDEN
Als u ervoor kiest onze Websites te bezoeken, dan is uw bezoek en enig geschil over privacy onderhevig aan dit Privacybeleid en onze Algemene voorwaarden, inclusief, maar niet beperkt tot, disclaimers met betrekking tot garantie, beperkingen van wettelijke aansprakelijkheid en arbitrage van geschillen. Als u vragen heeft over ons gebruik van uw persoonsgegevens, kunt u een e-mail sturen naar gdpr@spacesworks.com