Aproveite Cada Minuto Da Sua Reunião.

Está planejando uma reunião de equipe, uma sessão de mapeamento mental com alguns colegas ou uma apresentação para novos clientes? Dê uma chance a essas estratégias para trilhar o caminho do sucesso.

O escritório é um hub central para o empregador e o funcionário se reunirem e trabalharem. Mas mudar de cenário às vezes pode fazer milagres: para começar, pode gerar mais produtividade, trazer novas oportunidades de colaboração e interação e colocar a moral lá em cima. No Spaces, o Business Club é uma ótima forma de introduzir uma mudança na dinâmica. Pode ser que você esteja procurando um lugar silencioso para finalizar um relatório superimportante com um colega, uma mesa grande para coordenar seu projeto com a equipe ou uma simples cafeteria aconchegante para se reunir com os clientes no final da semana.

Se você procura privacidade, provavelmente nosso business club não será o lugar ideal. As salas de reunião do Spaces oferecem um ambiente de trabalho profissional, mas descontraído. Disponíveis em vários tamanhos, são bem equipadas e contam com todos os serviços necessários, além de uma equipe de atendimento exclusiva pronta para ajudar você e seus convidados. Depois de reservar sua sala, é hora de colocar a mão na massa. Mas não deixe de ver essas dicas antes de começar, para garantir o sucesso da sua reunião.

Aproveite sua reunião:

Comece da maneira certa

Quem quer começar uma reunião se sentindo estressado? Ninguém. Por isso, chegue um pouco antes para respirar fundo e organizar seus pensamentos. Pense em como você gostaria de configurar a sala: uma distribuição inteligente de assentos define a atmosfera da reunião. A mesa redonda é ótima para discussões abertas, a configuração em U é boa para sessões de treinamento, e as fileiras são ideais para apresentações.

Mantenha todos atualizados

Enviar com antecedência a pauta por e-mail para os participantes é essencial para manter a reunião no caminho certo e evitar distrações. Ao enviá-la, certifique-se de que todos saibam como chegar ao local. Para quem chegará de carro, por exemplo, diga se há estacionamento próximo. Se as pessoas se prepararem desde o começo, você iniciará o processo de forma positiva.

A primeira impresssão conta muito

A linguagem corporal fala por si só. Demonstre abertura e confiança ao dar as boas-vindas aos clientes ou colegas à reunião. Cuide a postura, faça contato visual, fale com clareza e cumprimente os participantes um a um, lembrando-se de apresentar todos na sala, gerando um bem-estar logo de início. Lembre-se também que um sorriso não custa nada, mas faz maravilhas.

Hidrate-se

Comece a reunião com um bom café com leite ou cappuccinos fresquinhos de uma cafeteria no local ou peça garrafas grandes de café (com ou sem cafeína) e chá para sua sala. E não se esqueça da água. Um dos maiores benefícios da água é o aumento de energia cerebral: ela ajuda a pensar, se concentrar e se manter alerta. Quem não vai querer isso?

Vamos falar de tecnologia

As reuniões podem ser mais dinâmicas com o uso da tecnologia, então não deixe de usar os equipamentos que oferecemos. Uma apresentação bonita em uma tela grande mantém os participantes interessados. Com WiFi super-rápido e seguro, é fácil compartilhar a apresentação com os convidados, até mesmo os virtuais. E por falar em tecnologia, certifique-se de que notebooks pessoais e celulares estejam guardados, para evitar distrações.

Pense Nisso

Uma bandeja de bolachinhas sem graça não funciona mais em reuniões. Aproveite o serviço de comes e bebes saudáveis que oferecemos e mantenha uma dieta nutritiva. Evite que as pessoas se cansem durante a reunião e determine um horário específico para o intervalo, preferencialmente fora da sala de reunião, para recarregar as baterias. Além disso, comer bem mantém os participantes acordados e alerta. Assim, todos saem ganhando.

Deixe a luz entrar

Nossas salas são claras, iluminadas e arejadas, ideais para uma reunião de sucesso. De acordo com o World Green Building Council, a exposição à luz natural aumenta em 18% a produtividade. Se você sabe que a reunião será longa, saia da sala para fazer intervalos, pois nossa capacidade de atenção começa a diminuir após 20 minutos. Nada melhor do que um pouco de ar fresco para acabar com o bloqueio mental.

Faça anotações úteis

Sua reunião pode ter sido um sucesso, mas não terá valido a pena sem o registro dos resultados. Tenha em mãos papel e caneta para fazer anotações, e deixe de lado seu notebook com e-mails tentadores. Compartilhe os pontos de ação com todos os participantes para manter o ritmo e para que todos saibam o que é esperado.

Siga essas dicas para que os clientes ou colegas saiam da sala se sentindo envolvidos, inspirados e motivados a lidar com o que vem pela frente. Isso é o que chamamos de uma reunião eficaz.

Procurando o espaço ideal para realizar a próxima reunião? O Spaces possui salas que se adaptam a qualquer ocasião bem aqui.