Por que você não deveria aceitar todos os convites para reuniões

Reuniões, reuniões, reuniões… o cronograma das pessoas está cheio de reuniões intermináveis. Mas será que esse é o jeito mais produtivo de discutir as coisas?

Há várias maneiras de fazer uma reunião. Você pode ter uma reunião de grupo ou de equipe, uma reunião individual ou uma conferência telefônica. No entanto, de acordo com a professora da Harvard Business School, Nancy Koehn, há por volta de 2 bilhões de reuniões inúteis por ano só nos EUA. Isso custa à economia dos EUA cerca de US$37 bilhões por ano. Além disso, dizem que 2/3 de todas as reuniões das quais você participa são uma perda de tempo. É mais da metade.

Então como tornar seu tempo mais produtivo?

Simplesmente não aceitando todos os convites para reuniões que aparecem no seu e-mail. Pense nos objetivos da reunião, nas outras pessoas participantes e no escopo do seu trabalho e projetos. Essa reunião é relevante para você? Ela é realmente relevante para todas as pessoas convidadas? Ou você pode substitui-la por uma conversa sobre o assunto com um de seus colegas depois?

Tudo isso é relevante?

Uma ótima maneira de entender se a reunião que você está prestes a marcar é relevante é fazer a pauta dela. Se você não consegue pensar em nenhum item a ser abordado para colocar na pauta, então a reunião é desnecessária. Se não há nada para discutir, para que se reunir?

Timing é tudo.

Pense também no momento da reunião. Se o objetivo da reunião é decidir algo sobre um projeto, é fundamental se certificar de que você tenha todas as informações prontas para compartilhar e discutir com seus colegas. Se você já sabe que não vai ter todas as informações de que precisa até a reunião de terça-feira, cancele a reunião e remarque-a para um dia em que você sabe que terá as informações.

Como cancelar sua reunião.

Você decidiu que a reunião não é relevante para você, talvez não agora ou talvez nunca seja. Como cancelar ou remarcar uma reunião? Você pode mandar um e-mail. No entanto, como todos sabemos, recebemos tantos e-mails durante o dia que eles muitas vezes se perdem em meio ao oceano de mensagens da sua caixa de entrada. Simplesmente cancelar a reunião na sua agenda e notificar os outros disso é um pouco deselegante. A maneira adequada seria por telefone ou pessoalmente (quando for seu colega de trabalho). Ligue primeiro, remova da agenda depois.

Aproveite suas reuniões ao máximo.

Quando chegar à conclusão de que a reunião que está por vir é relevante, faça valer a pena. Agende a reunião e a preparação para que você possa aprender a fazer reuniões o mais produtivas possível. Há diversos aplicativos e ferramentas de software que podem ajudá-lo a tornar uma reunião realmente produtiva. Talvez uma boa opção fosse fazer a reunião em pé, para que ninguém fique confortável demais e todo mundo se concentre na pauta. Tenha sua reunião com bastante luz solar para manter seus níveis de energia altos.  Tente implementar essa cultura de reuniões na sua empresa, para que “todos os narizes estejam apontados na mesma direção”, como dizem os holandeses.  Ah, e não há nada como um bingo de termos corporativos “besteirol” para quebrar o gelo durante aqueles momentos mais tensos.

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