VAMOS CONTINUAR COM REUNIÕES ASSIM

Imagine que você está na sala de controle. Por “sala de controle”, não me refiro a uma sala da NASA, mas sim a estar no controle do cronograma de reuniões do diretor ou diretora da empresa. Seu papel como assistente executivo envolve muitas tarefas e é desafiador. Você é responsável por garantir que o diretor ou diretora possa trabalhar da maneira mais produtiva e eficiente possível. Uma das coisas menos eficazes é um cronograma cheio, com um fluxo constante de reuniões e compromissos. Mas, é claro, todos querem a chance de debater algo com o diretor pessoalmente. O que podemos fazer para garantir que ele ou ela não sinta que está constantemente em reuniões?

1. PLANEJE MELHOR

Planejar melhor pode parecer óbvio, mas faz toda a diferença. De vez em quando, lance um olhar crítico para a agenda. Evite espalhar os compromissos, tente organizá-los em blocos. Isso ajuda a planejar melhor o dia, deixando um bloco para as reuniões e outro para as demais tarefas. Essa divisão facilita a criação do cronograma e faz com que as pessoas saibam quando podem solicitar uma reunião com seu gerente.

2. NÃO É COMO NO TETRIS

Você provavelmente conhece o Tetris, aquele jogo em que é preciso empilhar peças de diferentes formatos sem deixar espaços vazios. Se o seu cronograma lembra um jogo de Tetris, há algo errado. Organize seus dias em blocos e evite sobrepor compromissos. Um cronograma mal feito gera frustração e desorganização.

3. CHEGUE A UM MEIO-TERMO

Você é encarregado de organizar o cronograma do seu gerente, mas provavelmente lida com outros assistentes executivos que priorizam os interesses dos gerentes deles. Tente sempre chegar a um meio-termo. Isso quer dizer encontrar um lugar que seja conveniente para todas as partes e também levar todas as questões importantes em consideração.

4. PREPARE E COMPARTILHE

Garanta que todos os participantes estejam preparados. Mesmo quando eles não precisam se preparar, compartilhe as informações relevantes antes da reunião. Seja criando uma agenda compartilhada ou enviando documentos e apresentações antecipadamente, prepare-se da melhor maneira possível.

5. TENHA REUNIÕES CURTAS COMO META

Se o seu gerente não gosta de reuniões, deixe claro para os participantes que uma das metas é que a reunião seja a mais concisa e eficiente possível. Para isso, siga as etapas 1 a 4.

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