Sekretesspolicy

INLEDNING
Vi har åtagit oss att skydda integriteten och säkerheten av dina personuppgifter som vi behandlar eller kontrollerar. Denna sekretesspolicy meddelar dig om vår integritetspraxis i relation till våra interaktioner med dig online, via telefon och när du besöker något av våra kontorshotell där vi har installerat CCTV.

Läs igenom sekretesspolicyn noggrant och besök den här sidan då och då för att granska eventuella ändringar som kan ha gjorts. (Vi kan ändra sekretesspolicyn när som helst genom att lägga upp de ändrade villkoren på webbplatsen. Alla ändrade villkor gäller automatiskt från den dag som anges i den publicerade sekretesspolicyn, såvida inte annat anges.)

 

WEBBPLATSER SOM OMFATTAS AV SEKRETESSPOLICYN
Den här sekretesspolicyn omfattar alla våra webbplatser och domäner, inklusive alla regionala eller landsspecifika webbplatser (tillsammans “webbplatser”). På webbplatserna kan det finnas länkar till tredjepartswebbplatser för att du enkelt ska kunna hitta information. Om du klickar på någon av dessa länkar lämnar du webbplatserna. Vi har ingen kontroll över dessa webbplatser eller deras sekretesspraxis, vilken kan skilja sig från vår egen praxis. Den här sekretesspolicyn omfattar inte personliga uppgifter som du väljer att ge till tredje part. Vi övervakar och kontrollerar inte den information som samlas in av sådana webbplatser eller sekretesspraxis hos tredje part, och vi ansvarar inte för deras praxis eller innehållet på deras webbplatser.

 

DE TYPER AV INFORMATION SOM VI SAMLAR IN OCH ANVÄNDER
I den här policyn avser “personlig information” eller “personliga uppgifter” information om en identifierbar person som är skyddad enligt lagen i jurisdiktionsområdet där denne har hemvist. I vissa jurisdiktionsområden ingår inte företagsinformation i “personlig information” eller “personliga uppgifter”.

Webbplatserna samlar in information på olika sätt och för olika ändamål enligt följande. Om du väljer att registrera dig på någon av webbplatserna för att få uppdateringar från oss, för att hantera ditt konto och/eller använda vår självbetjäningsportal, kommer du att bli ombedd att uppge dina kontaktuppgifter (namn, adress, telefonnummer, e-postadress, samt ett unikt inloggningsnamn och lösenord). Vi använder denna information i enlighet med våra legitima affärsintressen för att tillhandahålla våra tjänster och/eller för att kontakta dig om de tjänster på vår webbplats som du har uttryckt ett intresse för.

Webbplatserna samlar automatiskt in teknisk information om ditt besök (t.ex. webbläsartyp, internetleverantör, plattformstyp, IP-adresser, refererande sidor/utgångssidor, operativsystem och datum/tidstämpel). Vi sammanställer denna information för rapporter om webbplatserna för att analysera trender, diagnostisera problem med servrar och administrera webbplatserna, spåra användarrörelse och användning, samt samla in allmän demografisk information. Se “Cookies och andra digitala markörer” nedan för mer information.

Du har också möjlighet att tillhandahålla demografisk information (t.ex. din verksamhetstyp, verksamhetsstorlek, dina platser, osv.). Vi använder den här demografiska informationen för att förstå dina behov och intressen och för att ge dig en mer personlig upplevelse på vår webbplats. Informationen används av koncernen för att behandla dina beställningar, möjliggöra deltagande i kampanjer (med förbehåll för dina inställningar) och så att vi kan tillhandahålla våra tjänster till dig.

Om vi pratar med dig via telefon kanske du ger oss personuppgifter under samtalet. Sådana samtal kan komma att spelas in i utbildnings- och kvalitetssyfte. Du kommer att informeras i början av ett samtal om det kommer att spelas in, vilket ger dig möjligheten att avsluta samtalet om du inte är bekväm med inspelningen.

Om du besöker något av våra kontorshotell där vi har installerat CCTV, kan vi spela in filmsekvenser av dig i vårt CCTV-system.

 

VAD VI GÖR MED DEN INFORMATION VI SAMLAR IN
Via webbplatserna kan du beställa produkter och tjänster, begära information, samt prenumerera på nyhetsbrev och supportmaterial. För att köpa en produkt eller tjänst från oss kommer vi att begära viss information från dig som kommer att användas för avtalsslutande ändamål. Du måste ange dina kontaktuppgifter (t.ex. namn, e-postadress och leveransadress) och finansiell information (t.ex. kreditkortsnummer, faktureringsadress och utgångsdatum). Finansiell information som samlas in från dig används endast för att fakturera dig för de produkter och tjänster som du har köpt.

Om vi samlar in kreditkortsuppgifter från dig använder vi endast denna information för att behandla din betalning och bekämpa bedrägeri. Kreditkortsuppgifter och andra liknande, känsliga personliga uppgifter används inte av koncernen för något annat ändamål utan ditt uttryckliga samtycke. Vi behåller inte dina kreditkortsuppgifter efter att ha behandlat en betalning, såvida du samtycker till att vi behåller dina kreditkortsuppgifter för framtida köp.

Vi kan bli skyldiga att dela information med tredje parter enligt tillämpliga lagar. Vi kan till exempel bli skyldiga att avslöja information till följd av domstolsförelägganden, stämningar eller åtal. Dessutom kan vi, med förbehåll för tillämpliga lagar, frivilligt tillhandahålla information för att hjälpa till i en brottsbekämpningsutredning eller om avslöjande är nödvändigt för att skydda våra system, vår verksamhet eller andras rättigheter.

Vi kan också använda dina kontaktuppgifter för att skicka dig information om andra produkter och tjänster från koncernen, till exempel mötesrum, virtuella kontor, återställning av arbetsplats, kontor, coworking och medlemskap, under förutsättning att du har samtyckt till det i enlighet med gällande lagar. Om du inte vill få detta marknadsföringsmaterial, kan du kontakta oss om att uppdatera dina inställningar (se “Dina val och avanmälning” nedan).

 

ELEKTRONISK KOMMUNIKATION
När du har registrerat dig skickar vi dig ett välkomstmeddelande via e-post för att verifiera ditt användarnamn och lösenord. Vi kommer också att svara på dina förfrågningar, tillhandahålla tjänster du begär och hantera ditt konto. Vi kommer att kommunicera med dig via e-post eller per telefon och kommer att göra allt för att rätta oss efter dina preferenser.

Med förbehåll för de inställningar som du angett, skickar vi dig även information om nya produkter, tjänster, särskilda besparingsmöjligheter, kampanjer och allmän information. Om du inte vill få den här informationen kan du avanmäla dig från framtida e-postmeddelanden (se “Dina val och avanmälning” nedan).

Om väljer att prenumerera på våra nyhetsbrev använder vi ditt namn och din e-postadress för att skicka nyhetsbrevet till dig. Du kan anmäla dig till våra nyhetsbrev på vår registreringssida. Du kan avanmäla dig från prenumerationen när som helst (se “Dina val och avanmälning” nedan). Vid behov skickar vi dig tjänstrelaterade meddelanden som inte är av marknadsföringskaraktär. Om du inte vill få dem kan du inaktivera ditt konto på webbplatsen.

Observera att vi inte ger vidare din e-postadress till våra samarbetspartners. Vi kan emellertid skicka dig erbjudanden på uppdrag av våra samarbetspartners – för mer information, se “De typer av information som vi samlar in och använder” ovan. Du kan välja att avanmäla dig från e-posterbjudanden från oss enligt beskrivningen nedan.

 

DELNING AV INFORMATION OCH GRÄNSÖVERSKRIDANDE ÖVERFÖRINGAR
Vi ingår avtal med tredje parts tjänsteleverantörer och övriga leverantörer för att kunna leverera de kompletta produkter, tjänster och kundlösningar som beskrivs ovan. Vi kan behöva dela dina personuppgifter med nämna tredje parter för att kunna tillhandahålla efterfrågade produkter, tjänster och kundlösningar till dig. Dessutom kan vi behöva dela dina personuppgifter med andra medlemmar i vår koncern för datakonsolidering, lagring, förenklad kundinformationshantering, rapportering, tillhandahållande av kompletta produkter, tjänster och kundlösningar och annan intern användning (som kan inkludera en överföring utanför EES och Kanada till USA och andra länder).

Vi delar bara dina personuppgifter på dessa sätt i enlighet med dataskyddslagstiftningen.

 

COOKIES OCH ANDRA DIGITALA MARKÖRER
Vi samlar automatiskt in information genom att använda cookies och andra digitala markörer. Cookies och digitala markörer är små datafiler som kan lagras på datorns hårddisk eller som är inbäddade på våra webbplatser och som gör att vi kan identifiera dig och spåra ditt besök på webbplatsen. När du till exempel bokar ett kontorsutrymme använder vi cookies i kassan för att hålla reda på din beställning när du går igenom varje bokningssteg. Vi kan använda tjänster från tredje part för att samla in och bearbeta personlig information genom att använda cookies och andra digitala markörer på vår vägnar. Du kan inaktivera cookies på din dator genom att ändra inställningarna i inställnings- eller alternativmenyn i din webbläsare. Om du väljer att inaktivera cookies kan du inte få tillgång till vissa delar av webbplatsen.

 

BARNENS INTEGRITET
Vi har åtagit oss att skydda barnens integritet, och vi uppmanar alla föräldrar och vårdnadshavare att aktivt engagera sig i sina barns aktiviteter och intressen på nätet. Vi samlar inte medvetet in information från barn under 13 år och vår målgrupp är inte barn under 13 år.

 

DINA VAL OCH AVANMÄLNING
Vi ger dig möjlighet att ta emot information som kompletterar våra produkter och tjänster. Du kan prenumerera på produktspecifik och tjänstespecifik information och koncernbaserad marknadsföringskommunikation. Sådan kommunikation kan innehålla ny produktinformation, specialerbjudanden eller en inbjudan att delta i någon marknadsundersökning. Om du inte längre vill få våra nyhetsbrev och/eller marknadsföringskommunikation, kan du välja att avanmäla dig från dem genom att följa instruktionerna i varje nyhetsbrev eller kommunikation, eller genom att kontakta oss via crm.suppressions@spacesworks.com

 

TILLGÅNG TILL INFORMATION, KORREKT INFORMATION OCH DINA ANDRA RÄTTIGHETER
I vissa jurisdiktioner, särskilt i Storbritannien och inom EES, har du under vissa omständigheter följande rättigheter: rätt till tillgång, rätt till rättelse, rätt att radera, rätt att begränsa behandlingen, rätt till dataportabilitet och rätt att invända. Dessa rättigheter kan vara begränsade, t.ex. om uppfyllandet av din begäran skulle avslöja en annan persons personuppgifter eller bryta mot andras rättigheter, eller om du ber oss att radera information som vi enligt lag måste lagra eller har berättigade legitima intressen att lagra. För att utöva någon av dessa rättigheter, vänligen kontakta gdpr@spacesworks.com. Vid du har olösta problem kan du framföra ett klagomål till datatillsynsmyndigheten där du bor, arbetar eller där du tror att ett brott kan ha begåtts.

 

OM ATT HÅLLA DIN INFORMATION SÄKER
Vi garanterar inte säkerheten hos våra servrar, och vi kan heller inte garantera att information du tillhandahåller via webbplatsen inte kommer att fångas upp när den överförs via Internet. Vi följer allmänt accepterade tekniska standarder för branschen för att skydda personliga uppgifter som lämnats in till oss, både vid överföring och när vi mottar den. När du anger känslig information (t.ex. kreditkortsinformation) på våra registrerings- eller beställningsformulär, krypterar vi den informationen med SSL-teknik (secure socket layer). När vi hanterar personliga uppgifter för marknadsföringsändamål eller med ditt samtycke hanterar vi uppgifterna tills dess att du ber oss att sluta och under en kort period efter detta (så att vi kan tillgodose dina önskemål). Vi registrerar också det faktum att du har bett oss att inte skicka direktmarknadsföring eller behandla dina uppgifter på obestämd tid, så att vi kan fortsätta att respektera ditt val i framtiden. Då vi behandlar personuppgifter i samband med utarbetandet av ett avtal eller tillhandahållandet av en tjänst eller för en tävling, behåller vi informationen i sex år (förutom finansiell information som vi behåller i tio år) räknat från din senaste interaktion med oss. Vi bevarar inspelningar av telefonsamtal och CCTV-inspelningar under relativt korta tidsperioder, vilket bestäms i enlighet med våra interna efterlevnadsprocesser som implementeras från tid till annan.

 

VERKSAMHETSÖVERGÅNGAR
Vid eventuell verksamhetsövergång, t.ex. en fusion, förvärv av ett annat företag eller försäljning av hela eller en del av våra tillgångar, kommer dina personuppgifter sannolikt att vara bland de överförda tillgångarna.

 

VILLKOR
Om du väljer att besöka våra webbplatser, är ditt besök och eventuella tvister om integritet föremål för denna sekretesspolicy och våra villkor, inklusive men inte begränsat till garantibegränsningar, ansvarsfriskrivningar och förlikningar vid tvister. Om du har några frågor angående vår användning av dina personuppgifter, vänligen kontakta oss via gdpr@spacesworks.com