Làm thế nào để có được sự rõ ràng trong các cuộc họp của bạn

Người phụ nữ thành công nhất của ngành talk show, Oprah Winfrey, đã chia sẻ một trong những bí mật của mình với thế giới trong cuốn sách ‘High Performance Habits’ (tạm dịch: Thói quen để có năng suất cao) từ tác giả Brendon Burchard. Trong thời đại ngày nay, mọi người đều tìm kiếm sự rõ ràng và đặc biệt điều này gần như không thể tìm thấy khi nói chuyện kinh doanh. Làm thế nào để bạn chắc chắn rằng đối tác hiểu được thông điệp của mình? Bạn bắt đầu như thế nào? Hãy cùng xem Oprah làm điều đó như thế nào.

Cực kỳ rõ ràng

Rất khó để đạt được sự rõ ràng trong một cuộc họp, trong khi đó lại là điều mà tất cả chúng ta đều phải đạt được. Nhưng tại sao ngay từ đầu chúng ta lại khó làm được điều đó đến vậy? Có thể là do mỗi người trong cuộc họp đều bị phân tâm. Cho dù đó là vì họ cần phải vội vàng đến một cuộc họp khác sau cuộc họp này, hoặc vì họ vừa nhận được một email bực bội từ khách hàng hoặc họ muốn nắm lấy cơ hội để nói chuyện với một đồng nghiệp không thể tiếp cận tại cuộc họp. Dù với lý do nào đi nữa, họ cũng bị phân tâm và không tập trung vào cuộc họp. Điều này dẫn đến việc không ai nhận được đầy đủ thông tin bạn đang gửi đi. Tình trạng này không chỉ ảnh hưởng đến tầm quan trọng của thông tin của bạn mà còn làm mất thời gian và tiền bạc mà mọi người đã bỏ ra để tham dự cuộc họp mà vẫn không được  thông báo rõ ràng.

Bắt đầu đúng cách

Có kinh nghiệm phỏng vấn hơn 30.000 người, quản lý nhiều doanh nghiệp và đã tham dự vô số cuộc họp trong nhiều thập kỷ qua, Oprah tuyên bố rằng mọi cuộc họp nên bắt đầu bằng ba câu hỏi đơn giản. Vào đầu mỗi cuộc họp, với tư cách là người chủ trì cuộc họp, hãy hỏi mọi người “Mục đích của chúng ta cho cuộc họp này là gì? Điều gì quan trọng? Điều gì có ý nghĩa?” Bằng cách này, mục tiêu của cuộc họp và cách để đạt được mục tiêu này ngay lập tức trở nên rõ ràng đối với mọi người tham gia. Lời khuyên của chúng tôi là hãy thử hỏi những câu hỏi này khi bạn bắt đầu cuộc họp, để tập trung từ những giây phút đầu tiên.

Tiến hành

Các phòng họp của chúng tôi được thiết kế để giữ cho đội ngũ hoặc khách hàng của bạn luôn thoải mái, sáng tạo, tập trung và nhân viên của chúng tôi sẽ đảm bảo bạn có mọi thứ bạn cần. Từ thiết bị nghe nhìn, bảng trắng và Wi-Fi cho đến dịch vụ ăn uống, chúng tôi luôn sẵn sàng phục vụ bạn. Chúng tôi biết, đôi khi mọi người cần thay đổi môi trường hàng ngày để duy trì sức sáng tạo. Nếu bạn vẫn thấy khó khăn trong việc thu hút sự tập trung của những người tham gia, hãy nghĩ đến các mẹo của Oprah, áp dụng chúng và mục tiêu của cuộc họp sẽ cực kỳ rõ ràng.