你為什麼不該接受所有會議邀請

開會、開會、開會，我們的行程充滿無止盡的會議，但是，討論事情時，這是最有效率的方式嗎？

開會有很多種方式，有小組或團隊會議、一對一會議，或是電話會議。可是，據哈佛商學院教授南茜·柯恩（Nancy Koehn）的研究，美國每年約有 20 億場無用的會議，使美國經濟一年付出近 370 億美元的成本。此外，我們出席的會議有 3 分之 2 是浪費光陰——超過半數。
所以你要如何有效利用時間？
答案是：不要接受所有信箱跳出的會議邀請。先想想會議的目的、其他與會者，以及你工作和專案的範圍。這會議與你有關嗎？這會議真的和所有受邀者有關嗎？或者你只需找位同事討論？
會議本身切題嗎？
確定你準備安排的會議是否切題，最佳方式是製作議程。如果你想不到議程的重點，這會議便毫無意義。如果沒事可討論，何必齊聚一堂？
時機是關鍵。
另外，也考慮開議的時機。如果會議的目的是決定專案，你最好確定所有資料皆已備妥，以便和與會的夥伴分享、討論。如果你很清楚你來不及在週二的會議備妥資料，請延後會議，改期至你確定能備妥所有資料的日子。
取消會議的方式。
如果你確定會議與你無關（或許現在無關、或許將來也無關）。你該如何取消會議或改期？你可以寄送電子郵件。我們一天收到很多電子郵件，這封信或許會被眾多的信件掩埋，消失在信箱底部。直接從行程刪去會議，再通知他人又有些無禮。適當的做法應該是致電或親自通知（若對方是同事）：致電為先，刪去會議為後。充分利用會議。若你評估近期的會議與你有關，請發揮會議的最大效率。掌握會議時間，然後組織架構，你可以藉此瞭解最能發揮會議效率的方式。而且有些應用程式和軟體工具，能協助你舉辦真正有效率的會議。可以來場站立會議，如此一來，大家都會遵守議程，不會有人神遊太虛。開會時，藉著充沛的陽光維持朝氣蓬勃。請你努力在公司推行這個會議文化，就像荷蘭人常說，要讓所有人的「鼻子朝向同一個方向」。對了，沒有破冰遊戲比「管理學渾話賓果」更能在短時刻暖身了。

想找個明亮的空間安排你的下一場會議？在 Spaces 預約會議室吧，預約會議室輕而易舉，而且會員可以獲得極誘人的回饋。